Tất tần tật về Video conference mà bạn cần biết

1. Video conference là gì?

• Video Conference hay còn gọi là hội nghị truyền hình là một hình thức trao đổi thông tin bằng hình ảnh video trực tiếp trong thời gian thực dưới sự hỗ trợ của mạng Internet, các thiết bị công nghệ.
• Khi dùng Video Conference, bạn có thể trao đổi bằng cuộc đối thoại, chia sẻ hình ảnh và dữ liệu. Các thành viên có thể nói chuyện và nhìn thấy nhau, có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể hoặc chia sẻ và trao đổi dữ liệu nhanh chóng như các file PowerPoint, Excel, Word, PDF…
• Video Conference được sử dụng rộng rãi để mọi người tương tác với nhau dù ở xa nhau, có thể là từ phòng này đến phòng khác trong một tòa nhà, hay là từ quốc gia này đến quốc gia khác, hay bất cứ nơi nào chỉ cần kết nối internet là có thể tiến hành họp một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm được các chi phí đi lại cũng như thời gian của mình.
• Video Conference thường sử dụng cho các buổi họp trực tuyến, hội nghị, hội thảo của các doanh nghiệp, cơ quan…

Video Conference hay là một hình thức trao đổi thông tin bằng hình ảnh video trực tiếp trong thời gian thực dưới sự hỗ trợ của mạng Internet, các thiết bị công nghệ

2. Các loại Video Conference phổ biến

Video Conference được phân thành 2 loại chính và phổ biến nhất hiện nay là hội nghị điểm - điểm và hội nghị đa điểm.

Video Conference hiện nay thường là 2 loại hội nghị điểm - điểm và hội nghị đa điểm

2.1. Hội nghị điểm - điểm

Hội nghị này diễn ra trong thời gian thực tại 2 địa điểm khác nhau và chỉ có khoảng 2 - 3 người tham gia cuộc họp. Hai trường hợp thường thấy nhất của loại Video Conference này là:

• Hỗ trợ khách hàng: Hội nghị truyền hình cho phép nhân viên có thể quan tâm và giải đáp các vấn đề của khách hàng trong thời gian sớm nhất. 
• Phỏng vấn xin việc: Video Conference sẽ giúp ứng viên và nhà tuyển dụng có thể kết nối với nhau tốt hơn và tăng cơ hội hợp tác trong tương lai.

2.2. Hội nghị đa điểm

Video Conference đa điểm giúp bạn có thể tổ chức hoặc tham gia các cuộc họp với các nhóm lớn tại nhiều địa điểm khác nhau cùng lúc. Tùy thuộc vào số lượng diễn giả và tổng số người tham gia hội nghị thì có hai loại hình hội nghị đa điểm phổ biến là:

• Họp nhóm: Các cuộc Video Conferencing diễn ra để trao đổi các thông tin và đưa ra các phương án giải quyết do đó Camera, Micro phải đảm bảo chất lượng.
• Hội thảo: Đây là một dạng thuyết trình trực tuyến nhằm mục đích cung cấp thông tin cho những người tham gia. Các doanh nghiệp thường dùng phương thức này để giới thiệu sản phẩm của mình.  

3. Các tính năng của Video Conference

3.1. Chia sẻ màn hình

Đây là tính năng tiêu chuẩn trên tất cả các nền tảng Video Conference - hội nghị truyền hình. Chia sẻ màn hình giúp các thành viên đang tham gia cuộc họp nhóm có thể nhìn thấy tất cả các thông tin, nội dung trên màn hình của người muốn chia sẻ thông tin. Giúp mọi người dễ dàng nắm bắt và hiểu được vấn đề cần truyền tải.

3.2. Tích hợp với mọi môi trường

Video Conference cho phép trao quyền cho nhóm của bạn để dễ dàng trong việc chuyển địa điểm từ văn phòng sang văn phòng, từ nền tảng này sang nền tảng khác, hay từ thiết bị này sang thiết bị khác. Người dùng có thể làm việc và tham gia cuộc họp mọi lúc ở bất cứ đâu, tại một thiết bị tiện lợi nhất khi sử dụng.

3.3. Khả năng tương tác

Video Conference có khả năng tích hợp với các công cụ phân tích, quy trình làm việc và cộng tác khác theo yêu cầu nghiệp vụ của từng tổ chức. Bạn có thể liên kết liền mạch với các ứng dụng để cuộc họp dễ dàng tích hợp thông tin giúp nâng cao chất lượng cuộc họp.

3.4. Cuộc gọi nhóm

Việc tạo từng nhóm riêng sẽ giúp người dùng có thể tổ chức nhiều cuộc họp trực tuyến với nhiều người cùng 1 lúc mà không phải chờ nhóm khác họp xong mới đến nhóm mình.

3.5. Ghi âm - ghi hình cuộc gọi

Video Conference có thể ghi âm, ghi hình lại tất cả các cuộc họp đã diễn ra. Việc lưu trữ file ghi hình cho phép người tham gia cuộc họp có thể xem lại nhằm ghi chú và nắm thông tin dễ dàng. Điều này giúp nâng cao khả năng quản lý, tăng hiệu quả công việc của nhân viên.

4. Video Conference có những thiết bị cơ bản nào?

Để tổ chức một hội nghị truyền hình, bên cạnh các thiết bị chia sẻ dữ liệu, thiết bị ghi hình... thì cần phải có thiết bị VCS để thu nhận hình ảnh, âm thanh thanh được mã hóa và truyền vào mạng; thiết bị MCU để điều khiển đa điểm và kết nối cùng lúc nhiều VCS tại thời điểm diễn ra hội nghị; thiết bị gateway để giao tiếp, giúp chuyển đổi tín hiệu giữa 2 mạng khác nhau; thiết bị gatekeeper để quản lý, thiết lập lịch và kiểm soát băng thông internet, cũng như cuộc họp.

Các thiết bị cơ bản của Video Conference

Vậy để tổ chức một hội nghị truyền hình cần đảm bảo các thiết bị:

4.1. Hệ thống hình ảnh:

Thiết bị ghi hình Camera/ Webcam: Sử dụng để thu lại hình ảnh và truyền phát cho đầu bên kia.

Màn hình hiểu thị như màn hình trình chiếu, màn hình tivi, màn hình máy tính, laptop… dùng để sử dụng để hiển thị hình ảnh của các bên tham gia khác trong cuộc họp.

4.2. Hệ thống âm thanh:

Thiết bị ghi âm thanh là Micro dùng để thu lại âm thanh, giọng nói để truyền phát cho đầu bên kia.

Thiết bị phát âm thanh là loa chuyên nghiệp, tai nghe hoặc loa máy tính xách tay dùng để phát âm thanh từ các bên tham gia khác trong cuộc họp.

Để tiện dụng và tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng các loại Loa tích hợp micro cho hệ thống âm thanh phòng họp của mình.

4.3. Hệ thống kết nối mạng và đường truyền:

Đây là yếu tố vô cùng quan trọng trong các cuộc họp hội nghị truyền hình giúp truyền tải hình ảnh và âm thanh đến các điểm cầu khác cũng như giúp kết nối các thiết bị lại với nhau. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định.

Đối với các cuộc họp hội nghị truyền hình với nhiều điểm cầu, nếu bộ thiết bị không hỗ trợ hội nghị truyền hình đa điểm thì cần trang bị thêm thiết bị MCU (Muti Control Unit) để có thể kết nối đến nhiều điểm cầu khác nhau.

Thông thường đường truyền sử dụng trong Video Conference được sử dụng là đường ISDN hoặc IP:

• Đối với hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm SD, đường truyền tại các site nhánh phải đạt ít nhất 384 Kbps đối xứng.
• Đối với hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm HD, đường truyền tại các site phải đạt ít nhất 1Mbps đối xứng.
• Đường truyền đến MCU phải bằng đường truyền tại các site cộng lại.
• Trong trường hợp sử dụng đường truyền IP, đường truyền tại các site phải cộng thêm 20%-35% header của gói IP. Nên để đạt yêu cầu về tốc độ, đường truyền đến site nhánh phải đạt ít nhất 1.2Mbps đối xứng và dùng công nghệ HD. Đối với công nghệ SD để đảm bảo đủ băng thông xuyên suốt cuộc họp tốc độ đường truyền cần 460Kbps đối xứng.

4.4. Phần mềm hội nghị truyền hình:

Ngoài các thiết bị phần cứng như Camera, loa, Micro, tai nghe, màn hình hiển thị… thì Video Conference còn sử dụng phần mềm để tạo ra một cuộc họp video hiệu quả. Hiện nay, các phần mềm được các nhà phát triển tạo ra nhằm đáp ứng nhu cầu họp trực tuyến như: Skype, Google Hangout, Zoom, Webex…

5. Video Conference hoạt động như thế nào?

Video Conference sẽ hoạt động thông qua các quá trình như là nén dữ liệu, truyền dữ liệu được diễn ra trong thời gian rất ngắn

Video Conference có thể kết nối với bất kỳ phương thức nào như: leased line, ISDN hay IP. Hệ thống Video Conference sẽ hoạt động thông qua các quá trình như là nén dữ liệu, truyền dữ liệu được diễn ra trong thời gian rất ngắn và hoạt động dựa vào các tiêu chuẩn hội nghị truyền hình, cụ thể:

• Trong quá trình nén, Camera và Micro đầu thu có nhiệm vụ nghe, nhìn dữ liệu dạng sóng có tần số và biên độ dao động liên tục. Các dữ liệu chủ yếu là âm thanh, màu sắc, độ sáng, độ sâu và sắc thái thu được. Codec sẽ chuyển đổi, nén những dữ liệu này thành các gói kỹ thuật số để giảm thiểu sử dụng băng thông.
• Trong giai đoạn truyền, sau khi được nén kỹ thuật số, các dữ liệu được đưa đến nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Sau đó, dữ liệu mới được chuyển đến những người tham gia hội nghị khác. Codec có nhiệm vụ giải nén và dịch ngược lại thành hình ảnh video tương tự và âm thanh, từ đó cho phép màn hình xuất hình ảnh và âm thanh trước đó.

6. Video Conference có ưu nhược điểm gì?

Video Conference có nhiều ưu điểm có thể làm tăng chất lượng hội nghị truyền hình

6.1. Ưu điểm:

• Cải thiện chất lượng cuộc họp với những tính năng đi kèm như: Chia sẻ màn hình, truyền tệp, trò chuyện nhóm...
• Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
• Có khả năng kết nối toàn cầu, giao tiếp, tương tác, làm việc và trao đổi dễ dàng ở mọi lúc, mọi nơi.
• Nhanh chóng tổ chức cuộc họp giúp nâng cao năng suất.
• Độ ổn định của hình ảnh và âm thanh cao.
• Các quyết định và nội dung trao đổi được đưa ra kịp thời và đúng lúc.

6.2. Nhược điểm:

• Video Conference yêu cầu về chất lượng đường truyền tốt để đảm bảo việc truyền hình ảnh và âm thanh được thuận lợi. Do đó, khi gặp sự cố cần phải có những kỹ thuật lành nghề để khắc phục.
• Chi phí đầu tư ban đầu cao.
• Có nguy cơ bị người lạ xâm nhập vào cuộc họp với các phần mềm có tính bảo mật không cao.

7. Hải Hưng - Nhà cung cấp thiết bị hội nghị truyền hình uy tín

Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Hải Hưng – Đơn vị cung cấp các giải pháp hội nghị truyền hình uy tín trên thị trường trong nhiều năm qua. Hoạt động với chữ tín và trách nhiệm luôn được đặt lên hàng đầu, Hải Hưng hiện là đơn vị phân phối các thiết bị âm thanh, trình chiếu của các thương hiệu công nghệ hàng đầu hiện nay. Để đem đến cho khách hàng những giải pháp hội nghị truyền hình hiện đại và hiệu quả nhất, Hải Hưng luôn tìm hiểu và cập nhật kịp thời các giải pháp họp trực tuyến tiên tiến phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Tại Hải Hưng, đảm bảo về chất lượng và xuất xứ sản phẩm là điều mà đơn vị luôn cam kết với khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên môn giỏi và dày dặn kinh nghiệm, trang bị thiết bị hội nghị truyền hình chính hãng ở mọi quy mô sẽ đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng. Khi mua hàng tại Hải Hưng, khách hàng sẽ được tư vấn các giải pháp phù hợp, lắp đặt và hướng dẫn sử dụng thiết bị, hỗ trợ bảo hành, bảo trì sau bán.

Liên hệ ngay Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Hải Hưng theo hotline 0986572500 hoặc website https://haihung.com/ để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.