Hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình hay còn được biết đến là hội nghị trực tuyến, họp trực tuyến. Đây là hình thức gọi video cao cấp, chuyên nghiệp hơn so với video call Messenger, Zalo, Skype,... Hình thức này được ứng dụng trong các cuộc họp giao ban, hội nghị doanh nghiệp hay các tổ chức khác. 

Công nghệ này cho phép kết nối đồng thời hai hoặc nhiều địa điểm khác nhau, không giới hạn số lượng người tham dự. Trong cuộc họp, các bên có thể cùng nhau trao đổi, tương tác và chia sẻ dữ liệu,... trong thời gian thực. Truyền hình hội nghị được sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình di chuyển.   

Nếu như các nền tảng, ứng dụng call video khác là miễn phí thì với hội nghị truyền hình trực tiếp bạn phải bỏ ra một khoản chi phí để đầu tư các thiết bị để truyền tải dữ liệu, hình ảnh, âm thanh: camera, micro, loa, bộ giải mã,... Những thiết bị chuyên dụng này gọi chung là hệ thống hội nghị trực tiếp  (Theo Wikipedia).

2. Phân loại hình thức họp truyền hình hội nghị

Hiện nay, có 3 cách phân loại hình thức họp hội nghị trực tuyến đó là theo công nghệ, theo quy mô và theo hình thức.

2.1. Phân loại theo công nghệ

Theo công nghệ bao gồm 3 hình thức sau:

• Video conference

Video conference là cuộc họp trực tuyến qua video giữa các thành viên tại nhiều địa điểm khác nhau. Các thành viên có thể nói chuyện, nhìn thấy nhau qua màn hình. Thiết bị được sử dụng trong hệ thống video conference gồm có: phần mềm có tính năng gọi video, hệ thống internet, thiết bị xem và gọi video (laptop, smartphone, tablet…).

Cách thức hoạt động của video conference khá đơn giản. Đầu tiên, người tổ chức sẽ tạo một phòng họp chung trên phần mềm, thông qua máy chủ sẽ thực hiện cuộc gọi video đến các thiết bị của thành viên tham gia. Sau khi được kết nối với nhau, mọi người có thể nói chuyện, nhận thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản,...) dễ dàng.

• Audio conference 

Audio conference hay Voice conference là cuộc họp trực tuyến gọi thoại, sử dụng các thiết bị có khả năng truyền - nhận âm thanh. Các thành viên tham gia chỉ có thể trao đổi mà không thể nhìn thấy nhau cũng như chia sẻ, xem văn bản trực tuyến. Các thiết bị sử dụng phổ biến là phần mềm có tính năng gọi thoại hoặc điện thoại hội nghị, hệ thống mạng internet. Cách hoạt động tương tự như hội nghị trực tuyến video conference. Tuy nhiên, ở hình thức này, các thành viên chỉ có khả năng gửi và nhận âm thanh.

• Web conference

Web conference là cuộc họp được tổ chức trên nền tảng website giúp người dùng trao đổi trực tiếp thông tin (âm thanh, video, dữ liệu, văn bản,...) dễ dàng. Với hình thức này, các thành viên tham gia có thể chia sẻ các file dữ liệu (word, ppt, excel, pdf,...) một cách trực tiếp.

Các thiết bị trong hệ thống web conference gồm có: LCD/PC/Laptop, camera, remote, bộ xử lý code, website và hệ thống mạng internet. Người tổ chức sẽ tạo một phòng họp trên website chung, các thành viên sẽ cùng truy cập vào website đó và tham gia cuộc họp trực tuyến.

2.2. Phân loại theo quy mô

Dựa theo quy mô, hội nghị trực tuyến gồm 3 hình thức như sau:

• Hội nghị trực tuyến cá nhân

Hội nghị trực tuyến cá nhân (Personal) là cuộc họp có quy mô nhỏ, thường chỉ có 2 cá nhân sử dụng với nhau. Các thiết bị có trong hệ thống bao gồm: phần mềm có chức năng tổ chức họp hội nghị trực tuyến, cùng các trang thiết bị hỗ trợ (tai nghe, webcam,...)

• Hội nghị trực tuyến Studio

Hội nghị trực tuyến Studio (Middle Class) là cuộc họp có quy mô trung bình, thường sử dụng cho một nhóm người, một phòng ban. Tất cả thành viên tham gia đều phải chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ như: camera, micro, phần mềm họp trực tuyến và mạng internet.

• Hội nghị trực tuyến quy mô lớn

Hội nghị trực tuyến quy mô lớn (Classroom) là hình thức tổ chức hội nghị chuyên dụng, dành cho các hội nghị, cuộc họp có quy mô rộng. Số lượng trang thiết bị sẽ nhiều hơn, phần mềm họp trực tuyến đa điểm và quy mô lớn hơn.

2.3. Phân loại theo hình thức

Theo hình thức sẽ 2 loại hình hội nghị trực tuyến đó là:

• Truyền hình hội nghị điểm - điểm (point - to - point): Hình thức họp này sẽ có sự tham gia trực tuyến của 2 địa điểm.
• Hội nghị trực tuyến đa điểm (Multipoint): Hình thức họp với sự tham gia trực tuyến của nhiều địa điểm khác nhau

3. Báo giá thiết bị họp trực tuyến mới nhất 2022

• Camera hội nghị - Giá từ: 8.000.000 - 50.000.000đ
• Phần mềm bản Pro nâng cấp: Khoảng 1.000.000 - 2.000.000đ

• Camera hội nghị - Giá từ: 3.000.000 - 50.000.000đ
• Bộ giải mãi: 5.000.000 - 40.000.000đ
• Micro: 2.000.000 - 15.000.000đ
• Các thiết bị phụ kiện khác: Dây kết nối, điều khiển,...: 200.000đ trở lên tùy từng thiết bị

Phòng họp trực tuyến là thiết yếu trong mỗi văn phòng

• Bộ giải mã Codec (hay còn gọi là thiết bị điều khiển trung tâm MCU)

• Camera hội nghị truyền hình

• Điều khiển từ xa

• MIcro họp trực tuyến

• Nguồn, các dây kết nối các thiết bị

Họp trực tuyến sử dụng Camera hội nghị
 

5. Các giải pháp họp trực tuyến hiện nay

• Hệ thống hội nghị trực tuyến sử dụng phần cứng
• Hệ thống truyền hình hội nghị sử dụng phần mềm

5.1. Giải pháp hội nghị trực tuyến bằng phần mềm

• Ưu điểm:

• Khuyết điểm

Họp Online sử dụng phần mềm kết hợp với hệ thống Camera
 

5.2. Giải pháp truyền hình hội nghị bằng phần cứng

• Ưu điểm:

• Khuyết điểm

Giải pháp họp trực tuyến sử dụng phần cứng

6. Họp trực tuyến, Hội nghị truyền hình hoạt động như thế nào?

Như bạn biết, hệ thống hội nghị truyền hình bao gồm các điểm cuối (bao gồm thiết bị ngoại vi chính cho điểm cuối, chẳng hạn như camera, micrô và thiết bị xử lý A/V khác), MCU (thiết bị điều khiển đa điểm) và internet. Trước khi bạn bắt đầu một cuộc họp video trực tuyến, trước tiên bạn cần cài đặt một phần mềm hội nghị video như Skype, Zoom, Go to meeting, Cisco Webex... Sau đó bắt đầu chạy phần mềm.

Khi bạn nói chuyện với màn hình phía trước phần mềm sẽ tiếp nhận thông tin về hình ảnh, âm thanh và máy chủ sẽ chuyển đổi nó thành dạng kỹ thuật số rồi truyền đi qua mạng internet sau đó chuyển đổi lại ở dạng tương tự ở đầu nhận. Đây là trường hợp với cuộc gọi video điểm-điểm. Đối với hội nghị video đa điểm, nó sẽ phức tạp hơn nhiều.

Với sự trợ giúp của công nghệ mã hóa video có thể mở rộng, máy chủ có thể gửi cho mỗi người tham gia một tập hợp các luồng video, để mọi đầu nhận ở các vị trí khác nhau có thể nhận được giọng nói và hình ảnh được tối ưu hóa.

Phòng họp trực tuyến được trang bị nhiều thiết bị thông minh

Phòng họp trực tuyến là thiết yếu trong mỗi văn phòng

6. Tiêu chuẩn về kích thước và môi trường của phòng họp hội nghị truyền hình trực tuyến:

Chất lượng của hội nghị phụ thuộc rất nhiều vào cách bố trí phòng họp. Thiết kế cách bố trí một phòng họp họp trực tuyến sẽ quyết định chất lượng những hình ảnh TV của hội nghị. Một thiết kế hoàn hảo và cách bố trí của một phòng hội nghị, thông tin video sẽ cung cấp cho người tham dự một môi trường thuận tiện cho cuộc họp, và quan trong hơn là nó sẽ thể hiện sinh động tình huống (gồm cả con người và hình ảnh) của các nơi tham gia hội nghị cho những nơi khác xem.

Vì vậy những người tham gia sẽ có cảm giác hình ảnh sống động và hiệu quả âm thanh cao về những người tham dự hội nghị. Những hình ảnh được truyền tới các địa điểm gồm con người, đồ vật, tranh ảnh, … giống như thật và rõ ràng. Khi bố trí một phòng họp, cần lưu ý tới các điểm sau:
 

6.1. Kích thước phòng họp:

Kích thước của phòng họp liên quan tới một loạt các thiết bị được trang bị và số người tham gia vào hội nghị. Nói chung, cho tất cả người tham gia cần phải được cân nhắc sao cho mỗi người có được một diện tích khoảng 2-2.5m², trừ khoảng cách giữa hàng ghế đầu tiên tới màn hình (khoảng cách này cần thiết phải để lại để có được hiệu quả hình ảnh). Khoảng cách từ sàn tới trần nên lớn hơn 3m.
 

Kích thước phòng họp sẽ ảnh hưởng tới chất lượng âm thanh
 

6.2. Môi trường phòng họp:

Để đạt được hiệu quả trong phòng họp, độ ồn môi trường phòng họp phải được giữ trong khoảng 40dB(A). Dưới đây là một số gợi ý khi bố trí phòng họp sử dụng cho mạng hội nghị:
 

Độ ẩm cao có thể làm ảnh hưởng tới độ bền của Micro

7. Các phương án bố trí ánh sáng, hình ảnh và âm thanh cho hệ thống hội nghị truyền hình điển hình:

7.1. Bố trí đồ vật trong phòng hội nghị

Các đồ vật, màu sắc trong phòng ảnh hưởng nhiều tới hình ảnh trong hội nghị truyền hình. Nên tránh sử dụng màu đen và trắng vì những màu này sẽ không có lợi, chúng phản xạ hoặc hấp thụ ánh sáng và ảnh hưởng không tốt khi ghi tín hiệu video.

Vì vậy cần phải sử dụng những màu sáng phù hợp cho tường, bàn ghế, ví dụ như dùng màu kem hoặc xanh dương sáng cho tường, màu nâu cho bàn và ghế. Ở phía Nam, tốt nhất là sử dụng những màu âm tính, còn phía Bắc sử dụng các màu nóng hơn, sẽ cho chúng ta mức video khoảng 0.35V.

Tốt nhất là không nên treo những tranh phong cảnh trên nền ghi video (phần tường phía sau người phát biểu) để tránh thêm những thông tin đối tượng vào phần ghi video, dẫn đến một bức tranh có chất lượng tồi hơn. Tuy nhiên, sẽ rất có ích nếu chúng ta thêm vào một ít hoa, cây cảnh hoặc phong cảnh đơn giản, sẽ đem lại kết quả hiển thị tự nhiên và tăng thêm hiệu quả cho hội nghị.
 

Lựa chọn màu sắc cho không gian phòng họp là yếu tố cần thiết
 

7.2. Tầm nhìn:

Để tăng hiệu quả cho tầm nhìn, màn hình nên được đặt ở giữa những người tham gia hội nghị và có chiều cao 1m so với sàn. Khoảng cách giữa người tham dự và màn hình khoảng 4 đến 6 lần so với chiều cao của màn hình.

Mỗi người tham dự phải có được góc nhìn trong khoảng nhỏ hơn 60 độ. Kích thước màn hình được xác định phụ thuộc vào tốc độ truyền dữ liệu của hội nghị truyền hình, số lượng người tham dự và kích thước của phòng họp.

Một phòng họp nhỏ, thì phù hợp với các màn hình khoảng 29 đến 34 inch. Đối với những phòng họp lớn, chủ yếu là sử dụng máy chiếu TV ở phía sau, trong đó kích thước của TV có thể được lựa chọn và thiết bị TV được đặt phía trên bên trái của phòng, quay hướng về phía người tham dự. Camera tốt nhất là được đặt ở vị trí tương tự gần với màn hình, loa nên đặt ở bốn góc của phòng, cách tường một mét.
 

Tầm nhìn giữa người ngồi và màn hình hoặc bảng phải hợp lý

7.3. Độ sáng:

Độ sáng thích hợp của đèn là một trong những điều kiện cần thiết cho phòng họp. Tất cả các Camera đều có mạch cân bằng màu tự động để thu được màu tự nhiên. Nhiệt độ màu (5800K) của ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ lớn hơn nhiệt độ màu của đèn tuýp (3500K) hoặc đèn 3 màu (3200K).

Tuy nhiên, nếu có 2 loại ánh sáng từ các nguồn sáng tự nhiên và nhân tạo trong phòng, hình ảnh Video sẽ được chia xẻ giữa màu xanh nước biển và màu đỏ. Nói cách khác, nếu hội nghị được tổ chức ở những thời gian khác nhau, có thể là buổi sáng hoặc buổi chiều, khi đó mật độ sáng hoặc nhiệt độ màu là khác nhau ở những thời gian khác nhau.

Do đó nên sử dụng nguồn sáng nhân tạo thay cho nguồn sáng từ nhiên trong các phòng họp, và tất cả mành che nên để mầu sẫm. Khi thích ứng với ánh sáng nhân tạo, nguồn sáng 3 màu sẽ cho hình ảnh tốt hơn nguồn sáng nóng, có độ sáng cao hơn như đèn sợi đốt.

Độ sáng trong phòng họp, đặc biệt là nơi ghi tín hiệu video, ví dụ về mặt người, nên có độ sáng 500LUX. Đèn 3 màu phải đặt đúng vị trí, khi lắp đặt và điều chỉnh hệ thống hội nghị truyền hình phải có đầy đủ ánh sáng trên mặt. Ánh sáng xung quanh các thiết bị như màn hình, màn chiếu phải nhỏ hơn 80LUX hoặc khoảng giữa 50 đến 80LUX. Để có được những tài liệu, bảng biểu ngắn gọn, rõ ràng thì ánh sáng ở những nơi này phải nhỏ hơn 700LUX.
 

Độ sáng của phòng hội nghị

7.4. Hệ thống âm thanh:

Âm thanh để cách âm và tránh được tiếng vọng của âm thanh, tốt nhất là nên trải thảm trên sàn, trần và tường xung quanh cũng nên được cách âm, cửa sổ và cửa ra vào cách âm bằng kính hai lớp.

Theo yêu cầu của kỹ thuật âm thanh, phòng họp với một âm lượng cho phép cần có một thời gian âm thanh vang lại nhất định. Nói chung, thời gian vang lại càng ngắn thì giọng nói càng khô và gọn. Vì vậy với những phòng họp khác nhau cần có thời gian vang lại phù hợp. Một âm vang phù hợp có thể có cả tạp âm và làm cho âm thanh tốt hơn. Thời gian vang âm có thể được tính toán theo công thức sau:

• T = KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV}
• T : thời gian âm vang (s)
• K : thông số về hình dáng phòng, thông thường là 0.161
• V : thể tích phòng (m³)
• S : tổng diện tích mặt phẳng hấp thụ âm thanh trong phòng (m²)
• a : hệ số hấp thụ âm thanh trung bình trong phòng
• M : hệ số suy hao trong không khí

Đối với các phòng họp có chiều cao từ sàn tới trần là 4m, phòng họp có thể tích nhỏ hơn 200 m³ thì thời gian vang vọng âm thanh tốt nhất nằm trong khoảng 0,3-0,5s ; phòng họp có thể tích 200-500m³ có thời gian vang vọng âm thanh tốt nhất nằm trong khoảng 0,5-0,6s ; phòng họp có thể tích 500-2000m³ có thời gian vang vọng âm thanh tốt nhất nằm trong khoảng  0.6-0.8s.
 

Hệ thống âm thanh cho phòng họp là không thể thiếu
 

7.5. Hệ thống nguồn điện:

Ngoài ra, ta cũng phải chú ý tới hệ thống cung cấp nguồn điện cho phòng họp tham gia hội nghị truyền hình. Ta nên sử dụng 3 hệ thống nguồn cung cấp để đạt được sự ổn định và loại bỏ được những nhiễu điện qua đường dây nguồn cung cấp

• Hệ thống thứ nhất cung cấp nguồn điện cho hệ thống chiếu sáng phòng họp
• Hệ thống thứ hai cung cấp nguồn điện cho toàn bộ trạm đầu cuối và thiết bị điều khiển, có trang bị UPS
• Hệ thống thứ ba cung cấp nguồn điện cho điều hòa và các thiết bị điện khác.

Khi thiết kế hệ thống cung cấp nguồn điện, cần quan tâm tới phần nối đất. Nối đất cho phòng điều khiển hoặc phòng thiết bị và phòng họp phải được nối vào các thanh cáp đất tại những vị trí tương ứng. Nếu thiết bị nối đất đứng độc lập thì trở kháng đất phải nhỏ hơn 4W. Nếu quá khó để thiết lập một thiết bị nối đất độc lập, thì phải chia xẻ thiết bị nối đất với các thiết bị khác trong hệ thống, và trở kháng phải nhỏ hơn 0,5W.

Cần phải nhấn mạnh cho mỗi điểm rằng phải dựa trên hệ thống nguồn cung cấp 3 pha, 5 dây, dây thứ năm được sử dụng để bảo vệ đường dây đất và phải tách hoàn toàn riêng biệt với dây trung tính của dòng xoay chiều, nếu không việc mất cân bằng của nguồn cung cấp trên dây trung tính có thể gây ảnh hưởng tới chất lượng hình ảnh hội nghị truyền hình.

Phân phối nguồn cung cấp cho phòng họp
 

Sau đây là một ví dụ về cách bố trí các thành phần trong phòng hội nghị:

Sơ đồ bố trí phòng hội nghị nhỏ

 Sơ đồ bố trí phòng hội nghị lớn

Sơ đồ bố trí phòng học từ xa

Sơ đồ bố trí hội trường lớn