Chi tiết từ A-Z cách lên giải pháp hệ thống hội nghị truyền hình

1. Mục tiêu của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến:

Trang bị hệ thống truyền thông hình ảnh và âm thanh tại các cơ quan chính phủ, sở ban ngành hay các khối doanh nghiệp …, cho phép giảm tải việc mất thời gian đi lại, thời gian triệu tập...

Đặc biệt là khi xảy ra những cuộc họp bất thường. Hệ thống có khả năng cung cấp cận cảnh, cũng như toàn cảnh về các điểm diễn ra hội nghị với chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ ràng thời gian thực và các bên có thể chia sẻ thông tin qua máy tính như các bản báo cáo văn bản bằng Word, các báo cáo tài chính thống kê bằng Exel

Xây dựng, trang bị các phương tiện ứng dụng công nghệ thông tin, tin học hóa phải đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng, khoa học và hiệu quả.
 

Hình thức họp trực tuyến được phổ biến trong các công ty, đơn vị
 

2. Các thiết bị tạo nên hệ thống hội nghị truyền hình:

Hệ thống họp hội nghị truyền hình trực tuyến là hệ thống thu hình ảnh và âm thanh trực tiếp theo thời gian thực giữa các cá nhân hay các tổ chức…, ở các vị trí địa lý cách xa nhau thông qua IP (Internet Protocol) ví dụ như : LAN, Intranet, Internet…, hay thông qua đường quay số trực tiếp leadsea line.
 

Hệ thống trang thiết bị bao gồm:

• Thiết bị âm thanh: Micro, loa, amply,…
• Thiết bị hiển thị: Tivi, máy chiếu, màn hình hiển thị,…
• Thiết bị truyền hình đầu cuối: Camera, bộ giải mã
• Thiết bị mạng
• Thiết bị mở rộng hệ thống: Phần mềm điều khiển, thiết bị ghi hình,…
   

3. Các chức năng thiết bị trong hệ thống hội nghị truyền hình:

3.1. Thiết bị VCS:

Có chức năng thu nhận hình ảnh, âm thanh (qua camera, micro) mã hóa chúng rồi chuyển qua giao diện mạng. Các VCS còn có cổng giao tiếp với máy tính (PC, Laptop) cho phép kết nối và trình chiếu các tài liệu từ máy tính vào phiên làm việc HNTH. VCS sử dụng màn hình TV, màn hình máy tính hoặc máy chiếu Mutimedia làm thiết bị hiển thị và có thể sử dụng bất lỳ hệ thống âm thanh nào có sẵn. 

Thiết bị VCS trong hệ thống hội nghị truyền hình
 

3.2. Thiết bị MCU:

Có chức năng điều khiển đa điểm, cho phép kết nối nhiều VCS vào một phiên làm việc HNTH. Hình ảnh, âm thanh từ các thiết bị VCS được nhận về, trộn và chia hình hiển thị theo yêu cầu của người quản lý hệ thống. Ngoài ra, MCU còn hỗ trợ kết nối các đầu cuối thoại (Voice only) vào phiên làm việc HNTH. Để đáp ứng yêu cầu làm việc đa phương tiện, đa mạng thiết bị MCU còn hỗ trợ chuyển mã (transcoding) các yếu tố liên qua đến chất lượng HNTH như: giao diện mạng, băng thông, chuẩn mã hóa Video/Audio, tốc độ khung hình…
 

Thiết bị MCU là đầu não của hệ thống thiết bị hội nghị truyền hình
 

3.3. Các thiết bị mạng:

Hệ thống trang thiết bị mạng sẽ được lắp đặt bởi nhà cung cấp mạng Internet, đảm bảo tốc độ đường truyền cao và ổn định.
 

3.4. Chỉ tiêu cho các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn:

Tùy theo nhu cầu và mặt bằng thực tế mà chúng ta có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn với các quy mô khác nhau.

Yêu cầu cho hệ thống thiết bị âm thanh:

• Hệ thống âm thanh phải đáp ứng đủ lớn cho tất cả các các thành viên tham gia trong phòng nghe tốt và có thể trực tiế  p trao đổi thông qua hệ thống micro thu âm.
• Giải pháp thường sử dụng một hệ thống Tăng âm công xuất trung bình đồng bộ với hệ thống Loa có công xuất tương ứng.
• Hệ thống Micro thu âm có thể sử dụng giải pháp Micro hội thảo hoặc micro không dây để tiện cho việc di chuyển mọi vị trí trong phòng
• Với hội trường lớn trên 50 người có thể sử dụng các thiết bị âm thanh chuyên dùng trong hội trường lớn

4. Cấu hình hệ thống hội nghị truyền hình mẫu:

Giả thiết: Yêu cầu đặt ra cần lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tại 1 phòng họp của tỉnh với các lãnh đạo của các huyện.
 

Yêu cầu đặt ra:

• Hệ thống thiết bị ổn định
• Bảo mật thông tin cuộc họp 100%
• Sử dụng kết nối mạng Internet
• Có trang bị hệ thống âm thanh mở rộng
• Phòng họp tại tỉnh sử dụng thiết bị cao cấp, phòng họp tại các huyện sử dụng thiết bị tầm trung

Các thiết bị sử dụng trong hệ thống hội nghị trực tuyến
 

5. Tiêu chuẩn về kích thước và môi trường của phòng họp:

Chất lượng của hội nghị truyền hình phụ thuộc rất nhiều vào cách bố trí phòng họp. Thiết kế cách bố trí một phòng tham gia hội nghị truyền hình sẽ quyết định chất lượng những hình ảnh TV của hội nghị truyền hình.

Một thiết kế hoàn hảo và cách bố trí của một phòng hội nghị, thông tin video sẽ cung cấp cho người tham dự một môi trường thuận tiện cho cuộc họp, và quan trong hơn là nó sẽ thể hiện sinh động tình huống (gồm cả con người và hình ảnh) của các nơi tham gia hội nghị cho những nơi khác xem.

Vì vậy những người tham gia sẽ có cảm giác hình ảnh sống động và hiệu quả âm thanh cao về những người tham dự hội nghị. Những hình ảnh được truyền tới các địa điểm gồm con người, đồ vật, tranh ảnh, … giống như thật và rõ ràng. Khi bố trí một phòng họp, cần lưu ý tới các điểm sau:
 

5.1. Kích thước phòng họp:

Kích thước của phòng họp liên quan tới một loạt các thiết bị được trang bị và số người tham gia vào hội nghị. Nói chung, cho tất cả người tham gia cần phải được cân nhắc sao cho mỗi người có được một diện tích khoảng 2-2.5m², trừ khoảng cách giữa hàng ghế đầu tiên tới màn hình (khoảng cách này cần thiết phải để lại để có được hiệu quả hình ảnh). Khoảng cách từ sàn tới trần nên lớn hơn 3m.
 

Kích thước phòng họp sẽ ảnh hưởng tới chất lượng âm thanh
 

5.2. Môi trường phòng họp:

Để có thể giữ được nhiệt độ và độ ẩm phù hợp, phòng họp cần thiết phải được trang bị điều hòa với các chức năng làm nóng, lạnh, hút ẩm và làm sạch không khí. Phòng họp cần phải có không khí trong sạch, và mỗi người tham dự cần phải có 18m³ không khí sạch/giờ.

Để đạt được hiệu quả trong phòng họp, độ ồn môi trường phòng họp phải được giữ trong khoảng 40dB(A).
 

Dưới đây là một số gợi ý khi bố trí phòng họp sử dụng cho mạng hội nghị truyền hình:
 

Độ ẩm cao có thể làm ảnh hưởng tới độ bền của Micro

6. Các phương án bố trí ánh sáng, hình ảnh và âm thanh cho phòng họp điển hình:

6.1. Cách bố trí đồ vật:

Các đồ vật, màu sắc trong phòng ảnh hưởng nhiều tới hình ảnh trong hội nghị truyền hình. Nên tránh sử dụng màu đen và trắng vì những màu này sẽ không có lợi, chúng phản xạ hoặc hấp thụ ánh sáng và ảnh hưởng không tốt khi ghi tín hiệu video.

Vì vậy cần phải sử dụng những màu sáng phù hợp cho tường, bàn ghế, ví dụ như dùng màu kem hoặc xanh dương sáng cho tường, màu nâu cho bàn và ghế. Ở phía Nam, tốt nhất là sử dụng những màu âm tính, còn phía Bắc sử dụng các màu nóng hơn, sẽ cho chúng ta mức video khoảng 0.35V.

Tốt nhất là không nên treo những tranh phong cảnh trên nền ghi video (phần tường phía sau người phát biểu) để tránh thêm những thông tin đối tượng vào phần ghi video, dẫn đến một bức tranh có chất lượng tồi hơn. Tuy nhiên, sẽ rất có ích nếu chúng ta thêm vào một ít hoa, cây cảnh hoặc phong cảnh đơn giản, sẽ đem lại kết quả hiển thị tự nhiên và tăng thêm hiệu quả cho hội nghị.
 

Lựa chọn màu sắc cho không gian phòng họp là yếu tố cần thiết
 

6.2. Tầm nhìn:

Để tăng hiệu quả cho tầm nhìn, màn hình nên được đặt ở giữa những người tham gia hội nghị và có chiều cao 1m so với sàn. Khoảng cách giữa người tham dự và màn hình khoảng 4 đến 6 lần so với chiều cao của màn hình.

Mỗi người tham dự phải có được góc nhìn trong khoảng nhỏ hơn 60 độ. Kích thước màn hình được xác định phụ thuộc vào tốc độ truyền dữ liệu của hội nghị truyền hình, số lượng người tham dự và kích thước của phòng họp.

Một phòng họp nhỏ, thì phù hợp với các màn hình khoảng 29 đến 34 inch. Đối với những phòng họp lớn, chủ yếu là sử dụng máy chiếu TV ở phía sau, trong đó kích thước của TV có thể được lựa chọn và thiết bị TV được đặt phía trên bên trái của phòng, quay hướng về phía người tham dự. Camera tốt nhất là được đặt ở vị trí tương tự gần với màn hình, loa nên đặt ở bốn góc của phòng, cách tường một mét.
 

Tầm nhìn giữa người ngồi và màn hình hoặc bảng phải hợp lý

6.3. Độ sáng:

Độ sáng thích hợp của đèn là một trong những điều kiện cần thiết cho phòng họp. Tất cả các Camera đều có mạch cân bằng màu tự động để thu được màu tự nhiên. Nhiệt độ màu (5800K) của ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ lớn hơn nhiệt độ màu của đèn tuýp (3500K) hoặc đèn 3 màu (3200K).

Tuy nhiên, nếu có 2 loại ánh sáng từ các nguồn sáng tự nhiên và nhân tạo trong phòng, hình ảnh Video sẽ được chia xẻ giữa màu xanh nước biển và màu đỏ. Nói cách khác, nếu hội nghị được tổ chức ở những thời gian khác nhau, có thể là buổi sáng hoặc buổi chiều, khi đó mật độ sáng hoặc nhiệt độ màu là khác nhau ở những thời gian khác nhau.

Do đó nên sử dụng nguồn sáng nhân tạo thay cho nguồn sáng từ nhiên trong các phòng họp, và tất cả mành che nên để mầu sẫm. Khi thích ứng với ánh sáng nhân tạo, nguồn sáng 3 màu sẽ cho hình ảnh tốt hơn nguồn sáng nóng, có độ sáng cao hơn như đèn sợi đốt.

Độ sáng trong phòng họp, đặc biệt là nơi ghi tín hiệu video, ví dụ về mặt người, nên có độ sáng 500LUX. Đèn 3 màu phải đặt đúng vị trí, khi lắp đặt và điều chỉnh hệ thống hội nghị truyền hình phải có đầy đủ ánh sáng trên mặt. Ánh sáng xung quanh các thiết bị như màn hình, màn chiếu phải nhỏ hơn 80LUX hoặc khoảng giữa 50 đến 80LUX. Để có được những tài liệu, bảng biểu ngắn gọn, rõ ràng thì ánh sáng ở những nơi này phải nhỏ hơn 700LUX.
 

Độ sáng của phòng hội nghị

6.4. Hệ thống âm thanh:

Âm thanh để cách âm và tránh được tiếng vọng của âm thanh, tốt nhất là nên trải thảm trên sàn, trần và tường xung quanh cũng nên được cách âm, cửa sổ và cửa ra vào cách âm bằng kính hai lớp.

Theo yêu cầu của kỹ thuật âm thanh, phòng họp với một âm lượng cho phép cần có một thời gian âm thanh vang lại nhất định. Nói chung, thời gian vang lại càng ngắn thì giọng nói càng khô và gọn. Vì vậy với những phòng họp khác nhau cần có thời gian vang lại phù hợp. Một âm vang phù hợp có thể có cả tạp âm và làm cho âm thanh tốt hơn. Thời gian vang âm có thể được tính toán theo công thức sau:

• T = KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV}
• T : thời gian âm vang (s)
• K : thông số về hình dáng phòng, thông thường là 0.161
• V : thể tích phòng (m³)
• S : tổng diện tích mặt phẳng hấp thụ âm thanh trong phòng (m²)
• a : hệ số hấp thụ âm thanh trung bình trong phòng
• M : hệ số suy hao trong không khí

Đối với các phòng họp có chiều cao từ sàn tới trần là 4m, phòng họp có thể tích nhỏ hơn 200 m³ thì thời gian vang vọng âm thanh tốt nhất nằm trong khoảng 0,3-0,5s ; phòng họp có thể tích 200-500m³ có thời gian vang vọng âm thanh tốt nhất nằm trong khoảng 0,5-0,6s ; phòng họp có thể tích 500-2000m³ có thời gian vang vọng âm thanh tốt nhất nằm trong khoảng  0.6-0.8s.
 

Hệ thống âm thanh cho phòng họp là không thể thiếu
 

6.5. Hệ thống nguồn điện:

Ngoài ra, ta cũng phải chú ý tới hệ thống cung cấp nguồn điện cho phòng họp tham gia hội nghị truyền hình. Ta nên sử dụng 3 hệ thống nguồn cung cấp để đạt được sự ổn định và loại bỏ được những nhiễu điện qua đường dây nguồn cung cấp

• Hệ thống thứ nhất cung cấp nguồn điện cho hệ thống chiếu sáng phòng họp
• Hệ thống thứ hai cung cấp nguồn điện cho toàn bộ trạm đầu cuối và thiết bị điều khiển, có trang bị UPS
• Hệ thống thứ ba cung cấp nguồn điện cho điều hòa và các thiết bị điện khác.

Khi thiết kế hệ thống cung cấp nguồn điện, cần quan tâm tới phần nối đất. Nối đất cho phòng điều khiển hoặc phòng thiết bị và phòng họp phải được nối vào các thanh cáp đất tại những vị trí tương ứng. Nếu thiết bị nối đất đứng độc lập thì trở kháng đất phải nhỏ hơn 4W. Nếu quá khó để thiết lập một thiết bị nối đất độc lập, thì phải chia xẻ thiết bị nối đất với các thiết bị khác trong hệ thống, và trở kháng phải nhỏ hơn 0,5W.

Cần phải nhấn mạnh cho mỗi điểm rằng phải dựa trên hệ thống nguồn cung cấp 3 pha, 5 dây, dây thứ năm được sử dụng để bảo vệ đường dây đất và phải tách hoàn toàn riêng biệt với dây trung tính của dòng xoay chiều, nếu không việc mất cân bằng của nguồn cung cấp trên dây trung tính có thể gây ảnh hưởng tới chất lượng hình ảnh hội nghị truyền hình.

Phân phối nguồn cung cấp cho phòng họp
 

Sau đây là một ví dụ về cách bố trí các thành phần trong phòng hội nghị:

Sơ đồ bố trí phòng hội nghị nhỏ

 Sơ đồ bố trí phòng hội nghị lớn

Sơ đồ bố trí phòng học từ xa

Sơ đồ bố trí hội trường lớn
 

>>>Đừng bở lỡ TOP 11+ hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến Bán Chạy 2021

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lên giải pháp cho hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, Hải Hưng đã đưa ra cấu hình mẫu bạn có thể tham khảo, quý khách có nhu cầu cần tư vấn giải pháp hãy liên hệ với chúng tôi để được khảo sát thực tế và báo giá chi tiết cấu hình.

Liên hệ với Hải Hưng:
Văn phòng: LK24-No08, Khu đất dịch vụ 20A-20B, Phường Dương Nội, Quận Hà Đông, Hà Nội
Điện thoại: 0243.5627488 - 0243.2057766 - 0932060286 - 0986572500 hotline 24/24
Email: info@haihung.com - haihung.ltd@gmail.com