9+ tiêu chuẩn thiết kế phòng họp bắt buộc bạn cần phải nắm rõ

1. Tại sao cần phải có tiêu chuẩn thiết kế phòng họp?

• Phòng họp là một phần không gian có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu trong văn phòng của bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào, nó là một khâu trong thiết kế văn phòng hiện đại
• Đây là địa điểm diễn ra những cuộc họp quan trọng như các buổi lễ, hội nghị, báo cáo, tổng kết, lên và triển khai kế hoạch… có sự tham gia của những người trong nội bộ một cơ quan, doanh nghiệp hoặc những người có chức trách.
• Đây cũng là nơi đón tiếp khách hàng, đối tác, diễn ra nhiều hoạt động quan trọng, thậm chí còn tổ chức một số hoạt động có tính bảo mật cao. Do đó, thiết kế phòng họp đảm bảo tiêu chuẩn đem lại sự sang trọng, chuyên nghiệp, nghiêm túc, nâng tầm thương hiệu của tổ chức với người tham dự.

Phòng họp có thiết kế đạt tiêu chuẩn sẽ mang lại sự sang trọng, chuyên nghiệp, nâng tầm thương hiệu của tổ chức

2. Các tiêu chuẩn thiết kế phòng họp cần lưu ý

2.1. Tiêu chuẩn về diện tích phòng họp

• Tùy thuộc vào yêu cầu, mục đích sử dụng phòng họp, nhân sự của các tổ chức để thiết kế không gian phòng họp có diện tích phù hợp.
• Có 3 loại phòng họp tiêu chuẩn: Phòng họp cỡ nhỏ, phòng họp cỡ vừa và phòng họp cỡ lớn, tương ứng với tiêu chuẩn diện tích khác nhau, được phân theo sức chứa tối đa.

• Phòng họp cỡ nhỏ cần hạn chế bố trí nhiều bàn ghế để tránh chiếm diện tích. Nên lựa chọn bàn ghế kiểu dáng đơn giản, kích thước nhỏ. Không nên xây dựng vách ngăn kín, thay vào đó có thể lắp đặt cửa kính cách âm tốt, để vừa đảm bảo tính riêng tư, vừa mở rộng không gian.
• Phòng họp cỡ vừa có thể bố trí các dãy bàn dài nối nhau như loại bàn họp dáng chữ nhật dài để tối ưu diện tích.
• Phòng họp cỡ lớn để đảm bảo không gian hoạt động và chỗ ngồi trong phòng họp, bạn nên lựa chọn các thiết kế bàn, ghế kiểu dáng cơ bản, càng ít hoa văn trang trí càng tốt. Thiết kế rườm rà sẽ khiến phòng họp có cảm giác rối mắt, chật chội hơn.

2.2. Tiêu chuẩn về vị trí đặt phòng

• Phòng họp phải được đặt ở vị trí thoáng đãng, có nhiều ánh sáng tự nhiên, có lối lưu thông rộng rãi, thuận tiên cho nhiều người. Nên đặt phòng họp gần văn phòng làm việc khác, có lối đi rộng rãi thuận tiện cho việc đi lại của các phòng ban.
• Bên cạnh đó, vị trí đặt phòng họp phải đảm bảo yên tĩnh, có không gian riêng, không ảnh hưởng bởi tiếng ồn của các phòng ban khác đồng thời không ảnh hưởng tới phòng ban khác.
• Không nên bố trí phòng họp ở tầng quá cao hay tầng quá thấp sẽ tốn thời gian di chuyển tạo sự thiếu chuyên nghiệp. Nên ưu tiên đặt phòng họp ở vị trí trung tâm của tòa nhà, ở nơi dễ tìm kiếm, dễ tiếp cận nhất để người khác đến tổ chức của mình có thể tìm kiếm phòng họp dễ dàng.
• Nên sắp xếp phòng họp trước rồi mới đến các phòng, ban làm việc để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật, không gây mất tập trung cho nhân viên khi làm việc.

2.3. Tiêu chuẩn cửa ra vào phòng họp

• Cửa ra vào phòng họp cần được bố trí phù hợp với diện tích không gian.
• Nếu phòng họp có diện tích nhỏ hơn 20m2 chỉ cần thiết kế 1 cửa ra vào.
• Nếu phòng họp có diện tích lớn trên 20m2 nên thiết kế 2 cửa ra vào để đáp ứng nhu cầu ra vào của mọi người. Trong đó, một cửa là cửa chính, một cửa là cửa phụ.
• Ngoài ra, nên thiết kế cửa ra vào rộng để việc đi lại thoải mái và có thêm rèm che để vừa đỡ ngột ngạt vừa giúp không bị ảnh hưởng bởi ngoại cảnh, giúp các thành viên tập trung vào cuộc họp hơn.

Cửa ra vào của phòng họp cũng cần được thiết kế theo tiêu chuẩn để tạo ra một không gian họp đúng chuẩn, tinh tế

2.4. Tiêu chuẩn chiều cao phòng họp

• Phòng họp nên có chiều cao trần tối thiểu là 3m để đảm bảo độ cao ráo, thông thoáng, rộng rãi cho những hoạt động khác nhau được diễn ra thoải mái. Từ đó đem lại một không gian thoáng đãng, giúp các thành viên trong cuộc họp cảm thấy thoải mái, dễ chịu hơn.

2.5. Tiêu chuẩn thiết kế nội thất phòng họp

Phòng họp thường có những nội thất cơ bản như: Bàn ghế họp, tủ đựng tài liệu, loa, bục phát biểu… Tùy thuộc vào quy mô phòng họp mà có sự điều chỉnh phù hợp. Các nội thất này đảm bảo đồng bộ, thống nhất, thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc; thể hiện được dấu ấn thương hiệu, uy tín, bộ mặt của tổ chức. Đồng thời, các nội thất phòng họp đảm bảo đúng mục đích sử dụng, tính chất cuộc họp, mang đến sự thoải mái, nâng cao hiệu quả cuộc họp.

Do đó, khi thiết kế nội thất phòng họp cần lưu ý:

• Kiểu dáng nội thất: Tùy theo số lượng người tham gia để lựa chọn kiểu dáng nội thất phù hợp với diện tích, mục đích sử dụng. Nên chọn theo một phong cách thiết kế để dễ dàng bài trí, sắp xếp.
• Kích thước: Bàn ghế họp có kích thước tương ứng với số người tham gia cuộc họp, đạt kích thước tiêu chuẩn phù hợp với không gian.
• Bàn phòng họp: Thường được thiết kế hình oval, hình tròn, bầu dục hoặc uốn lượn mềm mại. Nếu sử dụng bàn chữ nhật thì nên có viền bo 4 cạnh để tránh nguy hiểm tại 4 góc.
• Ghế họp: Kiểu dáng đơn giản, nhỏ gọn giúp tiết kiệm diện tích và cần có sự liên kết giữa bàn ghế. Nên lựa chọn chất liệu nệm da hay lưới, màu sắc tùy ý nhưng chỉ nên lựa chọn một loại thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Chất liệu bàn: Làm bằng gỗ tự nhiên hoặc gỗ công nghiệp cao cấp có kiểu dáng hiện đại thể hiện sự đẳng cấp, sang trọng.
• Màu sắc nội thất: Tùy thuộc vào phong cách thiết kế, quy mô doanh nghiệp mà lựa chọn gam màu phù hợp. Nên lựa chọn màu sắc gần gũi, nhẹ nhàng tạo sự nghiêm túc không làm người họp phân tâm đồng thời hài hòa với không gian tổng thể.
• Cách bố trí: Vị trí người chủ trì cuộc họp được thiết kế tựa lưng vào tường, hướng ra cửa phòng tạo tầm nhìn bao quát tổng thể. Nên bố trí ghế đơn ở góc phòng để phục vụ những khách mời, nhân viên hoặc người không tham gia trực tiếp cuộc họp.

Nội thất phòng họp đảm bảo đúng mục đích sử dụng, tính chất cuộc họp, mang đến sự thoải mái, nâng cao hiệu quả cuộc họp

2.6. Tiêu chuẩn thiết kế âm thanh, ánh sáng phòng họp

Để giúp các cuộc họp đạt kết quả cao, phòng họp cần được đầu tư các thiết bị âm thanh, ánh sáng như: Đèn chiếu sáng, máy chiếu, micro, loa, tai nghe… Các thiết bị này cần tuân thủ theo những tiêu chuẩn như:

• Tiêu chuẩn ánh sáng: Bố trí hệ thống máy chiếu, màn chiếu, màn hình có kích thước lớn có dây nối với máy tính. Hệ thống ánh sáng phải được bố trí vừa đủ với chiết áp để giảm ánh sáng khi thành viên trong cuộc họp xem tài liệu trên màn hình máy tính, máy chiếu, tăng ánh sáng khi họ muốn đọc tài liệu. Nên sử dụng rèm che cửa sổ khi họp tránh gây mất tập trung.
• Thiết bị âm thanh: Sử dụng loa nhỏ được bố trí ở phía trước hoặc sau phòng họp đảm bảo ai cũng nghe rõ. Hệ thống âm thanh cần đảm bảo độ chân thực, rõ ràng. Cần chú ý khoảng cách từ vị trí đặt âm thanh cho đến vị trí ngồi của người họp, khoảng cách giữa các thiết bị âm thanh với nhau, khoảng cách so với tường hợp lý.
• Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Thiết kế nhiều ô cửa kính để đón ánh sáng tự nhiên kết hợp ánh sáng nhân tạo của đèn điện giúp không gian thêm rộng rãi.

Thực hiện tốt tiêu chuẩn thiết kế âm thanh, ánh sáng phòng họp sẽ giúp cuộc họp đạt kết quả cao

2.7. Tiêu chuẩn về cách âm phòng họp

• Ngoài sự yên tĩnh không bị ảnh hưởng bởi âm thanh bên ngoài thì phòng họp cần được xử lý để đạt tiêu chuẩn cách âm. Có thể thiết kế bằng cách dùng vật liệu cách âm chống ồn như: Trần thạch cao, vách ngăn cách bằng bông thủy tinh, cách âm cho sàn, cách âm trần, cách âm tường…

 Phòng họp cần được xử lý để đạt tiêu chuẩn cách âm với các vật liệu cách âm chống ồn như trần thạch cao, vách ngăn cách bằng bông thủy tinh...

2.8. Tiêu chuẩn về thông gió phòng họp

• Phòng họp cần đảm bảo sự thoáng đãng dễ chịu. Nên bố trí quạt thông gió hoặc hệ thống điều hòa hợp lý. Ngoài ra, thiết kế không gian phòng họp theo kiểu mở có thể giúp không gian trở nên thoáng đãng hơn, giảm bớt cảm giác bí bách, ngột ngạt, khó chịu của người tham gia.

2.9. Trang trí phòng họp

• Cần trang trí phòng hạt theo các tiêu chuẩn đảm bảo tính thẩm mỹ, công năng hài hòa với tổng thể.
• Có thể trang trí phòng họp từ nội thất có tính thẩm mỹ cao, bằng cây xanh, tranh ảnh nghệ thuật, rèm trang trí…
• Thông thường các không gian phòng họp không yêu cầu cao về việc trang trí nhưng cần sự tinh tế, tỉ mỉ. Điều này sẽ tạo nên một không gian họp sang trọng, nâng cao sự chuyên nghiệp của tổ chức.

3. Để tiêu chuẩn thiết kế phòng họp đạt chuẩn cần lưu ý gì?

• Thiết kế phòng họp phù hợp với diện tích không gian và số lượng nhân sự.
• Tạo được điểm nhấn, giúp quảng bá hình ảnh của tổ chức.
• Phòng họp được thiết kế phải đảm bảo công năng, mục đích sử dụng.
• Có tính thẩm mỹ cao để tạo nên vẻ đẹp sang trọng cho không gian phòng họp.
• Tạo được tâm lý thoải mái nhất cho người tham gia cuộc họp.

4. Đơn vị tư vấn, lắp đặt các thiết bị phù hợp tiêu chuẩn thiết kế phòng họp uy tín, chất lượng

Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Hải Hưng có nhiều năm kinh nghiệm trong việc phân phối các sản phẩm về hệ thống âm thanh, trình chiếu trên thị trường. Các sản phẩm tại đây đều đảm bảo chất lượng, chính hãng và giá cả cạnh tranh, đem đến cho khách hàng sự hài lòng nhất khi mua các thiết bị tại đây.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị có thể tư vấn, lắp đặt các thiết bị phù hợp với tiêu chuẩn thiết kế phòng họp của bạn thì hãy liên hệ Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Hải Hưng theo hotline 0986572500 hoặc website https://haihung.com/. Tại đây, bạn sẽ được hỗ trợ nhiệt tình bới đội ngũ nhân viên tư vấn, lắp đặt giàu kinh nghiệm, từ đó giúp bạn tìm được sản phẩm phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của mình.