Những điều bạn cần biết về thiết kế phòng họp trực tuyến

1. Tại sao phải thiết kế phòng họp trực tuyến?

Thiết kế phòng họp trực tuyến là tạo nên không gian dùng cho những cuộc hội họp online của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Dù ở những khoảng cách, vị trí địa lý khác nhau nhưng họ vẫn có thể tương tác như nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung trong một phòng.

Phòng họp trực tuyến trở nên rất phổ biến hiện nay

Phòng họp trực tuyến phải đảm bảo công năng của một phòng họp thông thường, kèm theo đó là có chức năng kết nối hội thoại, hình ảnh trực tiếp với cá nhân, nhóm người khác cách xa về mặt địa lý thông qua các phần mềm và thiết bị truyền thanh truyền hình. Từ đó, đảm bảo chất lượng cuộc họp diễn ra tốt nhất, các công việc được thực hiện nhanh chóng và tiết kiệm chi phí đi lại.

Phòng họp trực tuyến tích hợp nhiều tính năng hiện đại

2. Các thiết bị cần có trong thiết kế phòng họp trực tuyến

Nhiều thiết bị công nghệ được tích hợp trong phòng họp trực tuyến

2.1. Camera/ Webcam hội nghị

Camera/Webcam là thiết bị quan trọng nhất trong phòng họp trực tuyến, phòng họp hội nghị truyền hình. Thiết bị này chịu trách nhiệm ghi lại hình ảnh của buổi hội nghị. Các Camera/Webcam chất lượng tốt đảm bảo có thể ghi lại hình ảnh chất lượng cao từ không gian phòng họp nhỏ, phòng họp lớn và phòng họp nhóm. Một số Camera/Webcam chất lượng cao có trường nhìn rộng hơn, có thể bao quát toàn bộ phòng họp.

Camera/Webcam là thiết bị quan trọng nhất trong phòng họp trực tuyến

2.2. Micrô với chất lượng thu âm tốt

Micro đảm bảo mọi người trong phòng họp có thể nghe rõ âm thanh hơn. Các phòng họp trực tuyến, hội nghị truyền hình có số lượng người tham dự đông thì nên lựa chọn sử dụng dòng Micro đa hướng. Dòng Micro này sẽ cung cấp chất lượng âm thanh và ghi âm tốt hơn từ bất kỳ hướng nào của thiết bị.

Micro thường dùng trong phòng họp trực tuyến là Micro đa hướng

2.3. Kết nối Internet mạnh mẽ

Để đảm bảo cuộc họp, hội nghị diễn ra suôn sẻ, phòng họp trực tuyến cần có kết nối internet chất lượng, có thể chịu được tất cả dữ liệu sẽ được sử dụng trong cuộc gọi. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:

• Với giải pháp đầu cuối: Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD
• Với giải pháp đa điểm: Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.

Cần đảm bảo nguồn mạng internet ổn định khi tổ chức phòng họp trực tuyến

2.4. Phần mềm, ứng dụng hội nghị truyền hình

Nhờ sự phổ biến của phòng họp trực tuyến, hội nghị truyền hình, hiện nay có một loạt các phần mềm và ứng dụng khác nhau có sẵn để tổ chức các cuộc họp. Phần mềm, ứng dụng hội nghị truyền hình là chìa khóa cho toàn bộ quá trình tổ chức một cuộc họp. Với các nền tảng như Zoom Cloud Meetings, Google Meet, Webinar, Webex… bạn chỉ cần gửi liên kết cho người tham dự cuộc họp online, phần mềm sẽ sử dụng Micro và máy ảnh của bạn để tạo phòng họp ảo.

Phần mềm được thiết kế cho các doanh nghiệp và nhóm sử dụng thường được trang bị các tính năng như phòng họp kỹ thuật số, khả năng ghi âm và thậm chí là bảo mật được mã hóa.

Các phần mềm, ứng dụng được coi là chìa khóa tổ chức cuộc họp trực tuyến

2.5. Loa hoặc tai nghe có khả năng lọc tiếng ồn tốt

Để lắng nghe những người ở đầu bên kia của cuộc gọi trực tuyến, hội nghị truyền hình, bạn sẽ cần một bộ loa hoặc tai nghe chất lượng cao.

Loa là thiết bị cần thiết để phát âm thanh trong phòng họp

2.6. Máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh

Đây là thiết bị kết nối khi muốn truy cập phần mềm phòng họp trực tuyến, hội nghị truyền hình. Máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn là điểm trung tâm kết nối phần cứng hội nghị truyền hình để có thể truy cập các ứng dụng, chia sẻ tệp và các công cụ chia sẻ màn hình.

Máy tính, điện thoại là các thiết bị cần có để truy cập phần mềm phòng họp trực tuyến

2.7. Thiết bị hiển thị

Màn hình chia sẻ nội dung, thông tin giữa các phòng họp trực tuyến với nhau có thể là tivi, máy chiếu, màn hình tương tác đều được. Các thiết bị này sử dụng trong phòng họp trực tuyến, hội nghị truyền hình tương thích với các thiết bị liên quan khác sẽ hiển thị hình ảnh tốt nhất.

Màn hình hiển thị giúp người dùng tiếp nhận nội dung, thông tin rõ ràng, đầy đủ hơn 

3. Những lưu ý khi thiết kế phòng họp trực tuyến

3.1. Đảm bảo mức độ ánh sáng

Phòng họp trực tuyến cần nguồn ánh sáng đều, để đảm bảo hiển thị tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp nên để ở mức 500 LUX là phù hợp. Các dòng ánh sáng phụ trợ khác chỉ nên ở mức 50 - 80 LUX.

Khi thiết kế ánh sáng cho phòng họp trực tuyến không nên bố trí chiếu trực tiếp vào hệ thống camera vì dễ gây lóa mắt, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thu nhận, khiến chất lượng cuộc họp bị giảm.

3.2. Lựa chọn tông màu phù hợp

Nên tránh chọn những tông màu quá rực rỡ gây rối mắt và phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu cho phòng họp trực tuyến của mình. Tránh sử dụng các bức tường có nền màu trắng vì nó gây ảnh hưởng xấu đến kết quả hiển thị video, nên chọn phòng họp với màu tường có mức độ phản xạ (LRV) là 50%.

Ngoài ra, cần tránh dán giấy dán tường nhiều hoa văn gây rối mắt khiến người tham gia mất tập trung, hoa mắt, chóng mặt. Nên chọn những tông màu nhạt, trung tính như: Màu ghi, nâu, xám nhạt, be...để đảm bảo hiển thị tốt nhất, tạo sự tập trung cho người dự họp, đồng thời tạo nên background sắc nét nhất.

3.3. Chọn nội thất

Nội thất phòng họp trực tuyến cần được thiết kế đơn giản, có đầy đủ trang thiết bị cơ bản như bàn ghế để họp. Nên lựa chọn bàn phòng họp hình oval hoặc dạng bán nguyệt để dễ dàng xoay camera quan sát người trong phòng họp. Ghế nên chọn loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao gây cản trở tầm nhìn.

Nên bố trí phòng họp trực tuyến theo hình vòng cung hoặc chữ U để có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo đường truyền đạt hình ảnh tốt nhất.

3.4. Hạn chế trang trí

Nên hạn chế trang trí rườm rà bên trong phòng họp trực tuyến, phòng họp càng đơn giản càng tốt để không gây khó khăn trong quá trình ghi hình. Đặc biệt, không đặt những hình ảnh có khung kính trong phòng họp vì chúng sẽ gây chói mắt và ảnh hưởng chất lượng hình ảnh. Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế các cây cảnh, lọ hoa để tránh người tham gia bị mất tập trung.

3.5. Đảm bảo yếu tố âm thanh

Nên sử dụng các thiết bị cách âm chất lượng để tránh âm thanh truyền có tạp âm gây cản trở người nghe. Các giải pháp tiêu âm có thể được sử dụng để cải thiện âm thanh phòng họp trực tuyến như trần nhà cách âm, tường cách âm…

Các bề mặt phẳng lớn như tường, sàn nhà sẽ gây ra hiện tượng phản xạ âm thanh, ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh hội nghị. Vì vậy cần trang bị tấm thảm trên khu vực sàn nhà hoặc rèm cửa để làm giảm hiện tượng dội, vang âm thanh, đặc biệt trong không gian phòng họp, hội nghị trực tuyến lớn. Tránh sử dụng các bức tường kính vì chúng có khả năng vọng lại âm thanh và phản chiếu nguồn ánh sáng mạnh từ bên ngoài, làm ảnh hưởng chất lượng video cuộc họp.

3.6. Đảm bảo đường truyền của các thiết bị

Cần có sự hỗ trợ của đơn vị kỹ thuật công nghệ chuyên nghiệp để nâng cao chất lượng của các máy quay, thiết bị âm thanh, đường truyền, máy chiếu... Từ đó, cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình mới đảm bảo được chất lượng hình ảnh và âm thanh tốt nhất.

3.7. Lưu ý đến hệ thống cửa sổ

Nếu phòng họp trực tuyến của bạn có cửa sổ thì nên lưu ý đến vấn đề này. Cửa sổ có kích thước quá lớn, được làm bằng kính sẽ dễ dàng dẫn nguồn ánh sáng mặt trời vào trong phòng, gây chói mắt.

Do đó, cần chọn vị trí phòng họp ở vị trí sâu của đơn vị. Nếu không thể lựa chọn vị trí thì phương án tối ưu nhất là đóng kín cửa khi tham gia họp online, hoặc để camera quay cùng chiều với nguồn ánh sáng.

3.8. Đảm bảo nhu cầu hiển thị

Cần xem xét kích thước và mục đích sử dụng phòng họp trực tuyến để chọn số lượng, kích thước thiết bị hiển thị cho phù hợp.

Cần xem xét vị trí cửa sổ cũng như cách bố trí chỗ ngồi trước khi quyết định vị trí của Camera/Webcam. Camera hội nghị thường được đặt trên hoặc gần màn hình để cho người tham gia có thể thoải mái nhìn vào màn hình và giao tiếp với người tham gia ở đầu bên kia cuộc họp. Màn hình, Camera/Webcam hội nghị đặt sai vị trí có thể khiến hình ảnh người thuyết trình hiện lên không rõ nét hoặc bị sáng quá mức, ảnh hưởng xấu đến chất lượng video hội nghị.

4. Các bước để thiết kế phòng họp trực tuyến

• Bước 1: Xác định chính xác mục đích cần kết nối xem bao nhiêu điểm, căn cứ từ đó có thể lên giải pháp hoàn toàn đúng.
• Bước 2: Xác định chi phí lắp đặt. Chi phí setup phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố:
• Số điểm cầu kết nối quyết định đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp.
• Thương hiệu của các trang thiết bị đầu tư.
• Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng với 2 yếu tố quan trọng:

Số người tham dự:

• Cá nhân: Sử dụng các ứng dụng cài đặt trên điện thoại, máy tính để tham gia cuộc họp.
• Nhóm dưới 10 người: Đầu tư các thiết bị phần cứng chuyên dụng
• Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để setup phòng họp trực tuyến, camera có độ phân giải cao, có thể quay nét toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, tổ chức nên gắn nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.

Đo diện tích phòng họp:

• Kiểm tra lại tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp xếp sao cho hợp lý.
• Bước 4: Lựa chọn thiết bị. Sau khi đưa ra kế hoạch chi tiết, bạn tiến hành lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách và quy mô đã đề ra.
• Bước 5: Đưa vào thử nghiệm. Sau khi lựa chọn và lắp đặt xong, bạn cần tiến hành chạy thử các trang thiết bị nhằm tránh những rủi ro sau này. Cụ thể, bạn hãy đánh giá về mức độ tối ưu về kỹ thuật, không gian để đưa ra giải pháp thay đổi sao cho phù hợp.
• Bước 6: Tiến hành lắp đặt thiết bị trong phòng họp trực tuyến

5. Một số thiết kế phòng họp trực tuyến

6. Lựa chọn Hải Hưng là đơn vị tư vấn, thiết kế phòng họp trực tuyến

Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Hải Hưng có nhiều năm kinh nghiệm trong việc phân phối các sản phẩm về hệ thống âm thanh, trình chiếu trên thị trường. Các sản phẩm tại đây đều đảm bảo chất lượng, chính hãng và giá cả cạnh tranh, đem đến cho khách hàng sự hài lòng nhất khi mua các thiết bị tại đây.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tư vấn, thiết kế phòng họp trực tuyến thì hãy liên hệ Công ty TNHH thương mại dịch vụ và công nghệ Hải Hưng theo hotline 0986572500 hoặc website https://haihung.com/. Tại đây, bạn sẽ được hỗ trợ nhiệt tình bới đội ngũ nhân viên tư vấn, lắp đặt giàu kinh nghiệm, giúp bạn tìm được sản phẩm phù hợp với phòng họp trực tuyến của mình.