Phòng họp không giấy - Xu hướng hội họp công nghệ 4.0

1. Phòng họp không giấy là gì?

Phòng họp không giấy là ứng dụng phần mềm để tổ chức, xây dựng một cuộc họp theo hướng hiện đại, công nghệ nhằm nâng cao chất lượng cuộc họp của tổ chức, doanh nghiệp với sự hỗ trợ của các thiết bị thông minh. 

Người dự họp chỉ việc sử dụng các thiết bị công nghệ như máy tính hoặc thiết bị di động để tham gia một cách dễ dàng. Từ đó giúp giảm thiểu tối đa các văn bản giấy tờ và thời gian chuẩn bị như các cuộc họp truyền thống, giúp cuộc họp trở nên chất lượng hơn.

Mô hình phòng họp không giấy là xu hướng hội họp hiện đại

2. Sử dụng phòng họp không giấy có lợi ích gì?

Phòng họp không giấy có nhiều tính năng hỗ trợ tối đa cho người họp như:

2.1. Hỗ trợ công việc thông minh cho chủ tài liệu

• Phần mềm phòng họp không giấy như một thư ký riêng có thể làm việc hiệu quả cho lãnh đạo, hỗ trợ đưa ra quy trình làm việc chính xác, bài bản.
• Hiện nay, các phòng họp không giấy không chỉ tối ưu các tính năng hiện có mà còn dần được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân loại, thống kê, nhắc việc và lên lịch tự động đảm bảo chính xác, thuận tiện cho người chủ trì..

2.2. Xây dựng phòng họp online

• Thông qua kết nối internet từ các thiết bị thông minh được sử dụng tại phòng họp không giấy, các đối tượng có thể tham gia cuộc họp online từ bất cứ lúc nào, ở đâu.

2.3. Dễ dàng chia sẻ màn hình tài liệu với người khác

• Các thành viên trong cuộc họp có thể chia sẻ nội dung, thông tin trên màn hình của mình với những người khác trong cuộc họp không giấy. Đây là một tính năng của phòng họp không giấy được người dùng đánh giá cao vì nó có thể giúp họ trao đổi các tài liệu, thông tin để từ đó cùng nhau giải quyết các công việc liên quan.

  
  Phòng họp không giấy giúp người dùng dễ dàng chia sẻ màn hình tài liệu với người khác

2.4. Có thể xem lại toàn bộ cuộc họp nhờ tính năng quay lại cuộc họp và ghi âm

• Tại phòng họp không giấy, người dùng có thể coi lại toàn bộ cuộc họp và kiểm tra thông tin, tài liệu đã trao đổi thông qua tính năng quay lại cuộc họp và ghi âm. Điều này hỗ trợ người dùng quản lý và lưu trữ dữ liệu.

2.5. Tài liệu được tạo và quản lý dễ dàng

• Người tham gia phòng họp không giấy có thể tạo, chỉnh sửa tài liệu và ghi chú trực tiếp trên màn hình hiển thị dù họ đang mở bất kỳ trang nào của tài liệu nhập sẵn. Người dùng cũng có thể sử dụng chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý trên tài liệu.
• Đồng thời, phòng họp không giấy có khả năng chia sẻ cao, lưu trữ tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Tại mục dùng chung, người dùng có thể chia sẻ tài liệu của mình lên đó để những người khác trong cuộc họp có thể sử dụng và có thể trao đổi riêng tư hoặc thảo luận theo nhóm trên phần mềm phòng họp không giấy.

Phòng họp không giấy giúp tạo và quản lý tài liệu dễ dàng

2.6. Tăng tính ổn định và bảo mật cao

• Phòng họp không giấy giúp ngăn chặn sự rò rỉ thông tin, các cuộc tấn công mạng, từ đó đảm bảo an toàn dữ liệu, thông tin của người dùng nhờ tính năng bảo mật cao. Những thông tin, tài liệu mật hoặc chỉ ít người được xem sẽ được hệ thống tự động ẩn đi, chỉ người chủ trì tài liệu xác thực các bước bảo mật thì các thông tin, tài liệu mới được hiện lên.
• Ngoài ra, khả năng kết nối và tính ổn định tại phòng họp không giấy cũng đảm bảo, từ đó giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả và suôn sẻ nhất.

Phòng họp không giấy giúp tăng tính ổn định và bảo mật cao cho cuộc họp của bạn

2.7. Hỗ trợ tối đa người tham gia cuộc họp

• Trên màn hình của người chủ trì trước khi bắt đầu cuộc họp sẽ hiển thị vị trí ngồi của từng người tham dự nếu người đó điểm danh có mặt tại phòng họp. Đồng thời, người chủ trì cũng biết người đó tham dự cuộc họp vào thời điểm nào.
• Người tham gia họp nếu muốn phát biểu chỉ cần bấm vào mục đăng ký phát biểu của phần mềm phòng họp không giấy. Phần mềm sẽ tự động lưu lại dữ liệu tạo thành danh sách sẵn, giúp người chủ trì nắm bắt được ai là người phát biểu, phát biểu bao nhiêu lần, người nào phát biểu ít, người nào phát biểu nhiều.
• Phòng họp không giấy được tích hợp tính năng lấy ý kiến biểu quyết. Điều này giúp bộ phận phụ trách tổng hợp kết quả biểu quyết, cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để từng thành viên biết sau khi kết thúc cuộc họp.

Phòng họp không giấy hỗ trợ tối đa người tham gia cuộc họp

3. Những thiết bị cơ bản có trong phòng họp không giấy

• Phần mềm phòng họp không giấy
• Bộ điều khiển chuyển phát không giấy
• Phần mềm video hệ thống hội nghị không giấy
• Thiết bị đầu cuối như Camera, loa, Micro, tai nghe, màn hình hiển thị…
• Máy tính bảng, bút tương tác thông minh…

4. Ưu nhược điểm của phòng họp không giấy

4.1. Ưu điểm:

• Cung cấp, hiển thị đầy đủ thông tin cuộc họp, giúp người dùng dễ dàng theo dõi thông qua màn hình máy tính, điện thoại mà không sợ bỏ sót thông tin, xử lý chậm bởi giấy tờ phức tạp.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian chuẩn bị các tài liệu liên quan, in ấn, sắp xếp tài liệu cho cuộc họp, từ đó nâng cao hiệu quả hội họp.
• Rút gọn tối đa văn bản, giấy tờ cần chuẩn bị
• Hạn chế quên, sót lịch họp nhờ tính năng lịch thường xuyên.
• Kiểm soát số lượng đại biểu tham gia cuộc họp dễ dàng.
• Được bảo mật thông tin và dữ liệu, giúp giảm nguy cơ mất mát thông tin và tài liệu.
• Tài liệu và thông tin được lưu trữ trên các thiết bị điện tử, giúp cho người dùng có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Giúp cho các cuộc họp diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn, đồng thời còn giúp cho các nhân viên có thể làm việc một cách tiện lợi và linh hoạt hơn.
• Giúp các lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và nâng cao hiệu quả công việc.
• Giảm thiểu việc sử dụng giấy và in ấn, giúp bảo vệ môi trường và giảm tiêu thụ năng lượng.
• Tạo không gian làm việc sang trọng, gây ấn tượng đối với người tham gia.

4.2. Nhược điểm

• Bởi phòng họp không giấy sử dụng phần mềm với hệ thống thiết bị thông minh nên chi phí đầu tư khá cao so với phòng họp thông thường.
• Giải pháp phòng họp không giấy chủ yếu được áp dụng tại các đơn vị Nhà nước, một số doanh nghiệp, chưa được ứng dụng rộng rãi tại các tổ chức.

5. Phòng họp không giấy ứng dụng phổ biến ở đâu?

Hiện nay, phần mềm phòng họp không giấy được sử dụng phổ biên nhất hiện nay là e-Cabinet của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) và Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel). Các phần mềm của hai đơn vị này đều có những ưu điểm nổi bật, bất kỳ ai, ở đâu cũng có thể tham gia. Không những thế, tính năng nhắc nhở lịch thường xuyên giúp người dùng tránh rủi ro bỏ quên, bỏ sót những cuộc họp quan trọng. Đặc biệt, với khả năng bảo mật thông tin tốt, phòng họp không giấy được ứng dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp, địa phương.

5.1. Các khối cơ quan Nhà nước

Các khối cơ quan Nhà nước hiện nay phần lớn đều triển khai áp dụng phòng họp không giấy từ cấp cao đến cấp xã, phường.

Khi sử dụng phòng họp không giấy tại các đơn vị này sẽ góp phần nâng cao chất lượng, giúp việc quản lý, làm việc nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.

Các khối cơ quan Nhà nước hiện nay thường áp dụng mô hình phòng họp không giấy

5.2. Các doanh nghiệp, tổ chức khác

Các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay cũng ứng dụng phòng họp không giấy để hiệu quả công việc được phát huy tối đa hiệu.

Chỉ cần các thiết bị kết nối mạng như máy tính, điện thoại, các thành viên có thể dễ dàng tham gia cuộc họp bất kỳ lúc nào, ở đâu. Từ đó, giúp việc kiểm soát chất lượng, nội dung tốt hơn, hiệu quả cuộc họp diễn ra chính xác, nhanh chóng hơn.

Phòng họp không giấy cũng trở nên phổ biến tại các công ty, doanh nghiệp

Qua bài viết này, HD Hải Hưng hy vọng với những nội dung được chia sẻ trên, bạn sẽ được cung cấp thêm thông tin về phòng họp không giấy. Từ đó giúp bạn xây dựng hệ thống phòng họp của bạn hoàn chỉnh, tiện lợi và sang trọng hơn.

Để được tư vấn thiết kế, lắp đặt hệ thống thiết bị âm thanh, trình chiếu trong phòng họp không giấy, liên hệ ngay HD Hải Hưng theo hotline 0974991898 hoặc website https://hdhaihung.com/ để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.