TOP 7+ kiểu Setup phòng họp phổ biến và hiệu quả tốt nhất hiện nay

1. Tại sao cần Setup phòng họp?

Phòng họp là nơi tổ chức các cuộc họp của mỗi đơn vị, cơ quan, tổ chức, là nơi bàn luận, trao đổi vấn đề giữa các bên. Do đó, phòng họp phải đảm bảo chất lượng phục vụ các hoạt động cơ bản này, đồng thời tạo được sự chuyên nghiệp, khoa học, thoải mái cho những người tham gia cuộc họp.

Để có được một phòng họp chất lượng thì việc Setup phòng họp là điều rất cần thiết. Việc Setup phòng họp chất lượng không chỉ phục vụ tốt cho mục đích trao đổi, hội họp mà còn giúp thể hiện được phong cách làm việc, văn hóa của đơn vị.

Khi Setup phòng họp tốt cũng giúp để lại ấn tượng khó quên cho người tham dự cuộc họp. Điều này làm góp phần gia tăng độ nhận diện hình ảnh, giá trị thương hiệu của đơn vị.

Không những thế, phòng họp được Setup có sự tính toán cẩn thận, chỉnh chu sẽ mang đến sự thoải mái, tự do sáng tạo, bày tỏ ý kiến, giúp chất lượng, hiệu suất làm việc tại cuộc họp được gia tăng.

Setup phòng họp mang lại không gian bố trí linh hoạt

2. Nguyên tắc Setup phòng họp

Để có được một phòng họp chất lượng, đáp ứng đúng mục đích, nhu cầu sử dụng, phong cách, văn hóa của đơn vị thì khi Setup cần tuân theo các quy tắc sau:

2.1. Xác định bố cục rõ ràng

Không phải phòng họp nào cũng mang tính chất chất hoạt động giống nhau, có phòng họp được dùng để trao đổi nội bộ, phòng được dùng để tổ chức các cuộc họp hội nghị, hội thảo, có phòng họp được dùng để thuyết trình, lấy ý kiến… Do đó cần phải xác định được bố cục tổng thể phù hợp với mục đích, yêu cầu sử dụng của phòng họp để có thể trang trí, Setup phòng họp chất lượng, mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Khi hình dung được bố cực phòng họp với diện tích, số lượng người tham dự, thiết bị cần có trong phòng thì việc Setup phòng họp sẽ trở nên rõ ràng, dễ dàng lên kế hoạch chuẩn bị và dễ kiểm soát hơn khi thực hiện.

2.2. Lên phương án Setup chi tiết

Khi lên phương án Setup chi tiết sẽ giúp thực hiện đầy đủ, đúng, xác định được tổng thể thiết bị cần thiết cần dùng. Từ đó, phòng họp của bạn sẽ được hoàn thiện với chất lượng tốt nhất, đúng với yêu cầu, mục đích ban đầu đưa ra.

2.3. Setup phòng họp đúng mục đích sử dụng

Khi Setup phòng họp thì người dùng cần tạo được một không gian phòng họp chất lượng với thiết kế phù hợp về mọi mặt. Điều này đòi hỏi khi Setup phòng họp tất cả các khâu từ lên phương án Setup, chọn thiết bị nội thất, kỹ thuật, đồ trang trí… phải được gắn liền phục vụ cho mục đích sử dụng của phòng họp.

2.4. Lựa chọn nội thất phù hợp

Trong không gian phòng họp thì có thể nói nội thất là quan trọng không thể thiết. Để có một phòng họp chất lượng thì việc lựa chọn và Setup nội thất một cách phù hợp với bố cục phòng họp không phải là điều dễ dàng.

Nội thất trong phòng họp thường là bàn, ghế ngồi họp, bục phát biểu, tủ đựng tài liệu…

Tùy theo mục đích sử dụng, phong cách, văn hóa làm việc mà có thể chọn kiểu dáng, màu sắc, chất liệu, hình thức của các đồ nội thất trong phòng họp phù hợp nhất như:

• Bàn họp kiểu oval, bàn chữ U, bàn chữ nhật, bàn tròn…
• Ghế ngồi họp kiểu chân quỳ, ghế có đệm, ghế có bánh xe, ghế xoay…
• Chất liệu bàn ghế ngồi họp có thể làm bằng da, gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp, mica…

Khi Setup đồ nội thất trong phòng họp phải đảm bảo phối hợp hài hòa, đồng nhất, tạo được sự thuận tiện, có khả năng hỗ trợ cuộc họp hiệu suất nhất. Đồng thời, đồ nội thất khi được Setup không chỉ đáp ứng được nhu cầu cơ bản của phòng họp mà còn phải thể hiện được sự thẩm mỹ, khoa học, chuyên nghiệp, nhằm gây ấn tượng tốt đối với người tham gia.

2.5. Lắp đặt thiết bị kỹ thuật phù hợp

Bên cạnh việc lựa chọn nội thì việc chọn và lắp đặt các thiết bị kỹ thuật phù hợp cho phòng họp cũng quan trọng không kém. Các thiết bị này sẽ giúp phòng họp của bạn trở nên chất lượng, chuyên nghiệp, sáng trọng hơn, đồng thời đảm bảo chất lượng cuộc họp được tốt hơn.

Các thiết bị kỹ thuật thường có trong một phòng họp thường là hệ thống âm thanh (Micro, loa, Amply…), hệ thống trình chiếu (máy chiếu màn chiếu, tivi thông minh, màn chiếu tương tác…), hệ thống ánh sáng.

Người dùng nên lựa chọn các thiết bị kỹ thuật được trang bị công nghệ tiên tiến, có thể đáp ứng được cho cả các cuộc họp trực tuyến hiện đại ngày nay để nâng cao hiệu suất làm việc và phù hợp với thời đại.

Cùng với đó, cách sắp xếp, Setup các thiết bị kỹ thuật ở vị trí phù hợp trong phòng họp phải đảm bảo chất lượng âm thanh không bị rè hú, lẫn tạp âm, hệ thống hình ảnh, trình chiếu không bị chập chờn, lóa sáng, mờ, khó nhìn, ánh sáng đủ để phục vụ cho cả phòng họp mà không bị quá tối, hoặc quá sáng ảnh hưởng đến hệ thống hình ảnh trình chiếu… Những điều này thực hiện để đảm bảo mang đến chất lượng phòng họp tối ưu nhất.

2.6. Sắp xếp vị trí ngồi họp phù hợp

Phòng họp của các đơn vị khác nhau có thể tổ chức với mục đích thực hiện khác nhau, cần được sắp xếp phù hợp để thuận lợi cho thảo luận, bàn bạc, trò chuyện. Theo đó, người dùng có thể Setup vị trí ngồi cho phòng họp theo kiểu hỗ trợ, hợp tác, đối kháng…

Mỗi kiểu sắp xếp chỗ ngồi khác nhau sẽ mang lại ý nghĩa khác nhau, người dùng nên dựa theo mục đích sử dụng phòng họp để sắp xếp vị trí ngồi cho hợp lý.

3. Gợi ý 11 kiểu Setup phòng họp phổ biến

3.1. Kiểu chữ U

Khi Setup phòng họp kiểu chữ U thì cần để trống ở giữa, với ghế xung quanh bên ngoài, nên để khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự.

Với kiểu Setup phòng họp chữ U, người tham gia dự họp sẽ tập trung về một hướng, tạo sự tương tác tốt giữa mọi người, dễ dàng theo dõi người chủ tọa trình bày, giúp tập trung, tăng hiệu suất làm việc.

Những kiểu Setup phòng họp chữ U thường phù hợp với phòng họp có quy mô dưới 25 người.

Phòng họp bố trí kiểu chữ U rất dễ triển khai công việc

3.2. Kiểu nhà hát (Theater)

Đây là kiểu Setup phòng họp thường dùng cho mục đích hội nghị, hội thảo với quy mô trên 25 người.

Khi Setup kiểu này thì không đặt vật dụng gì để phía trước ghế mà sắp xếp theo kiểu chỗ ngồi không có bàn kèm theo đối diện với 1 bộ bàn ghế dành cho chủ tọa.

Chỗ ngòi sẽ được Setup theo kiểu bán nguyệt, bục sau cao hơn bục trước hoặc theo kiểu đối xứng so le nhau nên tầm nhìn của người ngồi sau không vị vướng bởi người ngồi trước, mọi người sẽ có hướng nhìn trực diện lên phía chủ tọa.

Kiểu Setup này tạo không gian linh động, dễ dàng giao lưu, nếu không gian phòng họp của bạn rộng thì có thể tạo khoảng cách lối đi rộng 1m giữa 2 khu vực ghế để tạo sự linh hoạt tốt hơn.

Kiểu nhà hát phù hợp với không gian rộng lớn

3.3. Kiểu lớp học

Kiểu này sẽ bao gồm bàn ghế dành cho người tham gia hướng lên phía trên phòng họp như kiểu nhà hát.

Tuy nhiên cách Setup phòng họp theo kiểu lớp học sẽ tiện ích hơn kiểu nhà hát là có bàn kèm theo, người tham gia có thể ghi chép, thường dùng cho các không gian phòng họp rộng, kéo dài.

Khi Setup kiểu lớp học cần đảm bảo sắp xếp các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu được phối hợp tốt, có khoảng cách lối đi ở giữa để dễ tương tác, di chuyển linh hoạt hơn.

Bố trí phòng họp kiểu lớp học phù hợp cho đông người tham gia

3.4. Kiểu Conference

Kiểu này thường được sử dụng cho các cuộc họp hội nghị nên sử dụng ít nhất 1 chiếc bàn họp lớn, mặt hình chữ nhật, bầu dục, oval…, ghế được sắp xung quanh bàn thường là dạng ghế chân quỳ. Kiểu sắp xếp này phù hợp với không gian phòng họp dành cho khoảng 15 người trở xuống.

Với kiểu Setup này thì không nên trang trí các vật dụng có màu sắc cầu kỳ, rực rỡ làm mất vẻ trang nghiêm, trang trọng của cuộc họp.

Conference là kiểu bố trí truyền thống

3.5. Kiểu rỗng ở giữa (Hollow)

Kiểu Setup phòng họp này thường có bàn vuông hoặc chữ nhật với ghế được sắp xung quanh còn ở giữa để rỗng, hoặc có thể trang trí cây cảnh, bình hoa ở đoạn rỗng này.

Với kiểu Hollow, mọi người sẽ có sự tương tác bình đẳng cùng đưa ra giải pháp, mang lại sự kết nối cao nhất mà không nêu cao vị trí của người lãnh đạo, mang đến tinh thần hỗ trợ, tương tác với nhau nhiều hơn.

Kiểu Setup phòng họp Hollow cũng được sử dụng phổ biến cho những phòng họp dưới 30 người tham dự.

 
Bố trí bàn kiểu rỗng ở giữa phù hợp rất nhiều không gian

3.6. Kiểu tròn

Setup phòng họp kiểu tròn phù hợp cho không gian phòng họp có diện tích nhỏ, hẹp, ít người tham gia.

Sự Setup này tạo sự trao đổi bình đẳng tốt hơn cả kiểu Hollow, đồng thời kích thích sự tương tác tốt hơn giữa mọi người mà không phân cấp bậc. Các thông tin sẽ được người tham dự nắm bắt kịp thời, đầy đủ nên có thể đưa ra các ý kiến, giải pháp một cách tốt nhất.

Bàn tròn phù hợp với ít thành viên tham gia

3.7. Kiểu chữ V

Đây là kiểu Setup phòng họp sáng tạo, hướng đến sự hiện đại, mới lạ.

Kiểu Setup này không sử dụng bàn họp hình chữ nhật, oval, tròn… như các kiểu khác mà sử dụng bàn họp kiểu chữ V.

Tuy nhiên, kiểu này chỉ phù hợp với các không gian phòng họp nhỏ, ít người tham dự, người chủ trì lãnh đạo sẽ ngồi ở đỉnh chữ V để điều hành cuộc họp, những người dự họp sẽ tập trung vào một hướng mà không bị bạn chế tầm nhìn.

Kiểu chữ V có phong cách độc lạ

4. Lưu ý khi Setup phòng họp

Khi Setup phòng họp người dùng cần lưu ý những điểm sau:

• Nên Setup phòng họp theo các nguyên tắc để tạo chất lượng phòng họp tốt nhất.
• Các thiết bị kỹ thuật như âm thanh, trình chiếu, hình ảnh, ánh sáng cần được lựa chọn chất lượng và sắp xếp một cách hợp lý.
• Tạo được không gian phòng họp hiệu quả, đảm bảo chứa được số người dự kiến tham dự như mục đích, yêu cầu ban đầu đưa ra.
• Nội thất phòng họp có màu sắc phù hợp để mang đến không gian phòng họp trang trọng, tôn nghiêm, đồng thời tạo sự thẩm mỹ cao và chuyên nghiệp, sáng tạo cao nhất.
• Cần ưu tiên lựa chọn nội thất thông minh để tạo sự năng động, linh hoạt, tiện lợi cho không gian phòng họp của bạn.
• Đảm bảo ánh sáng phòng họp đầy đủ khi Setup để mang đến sự thoải mái, tỉnh táo cho người dự họp. Nên ưu tiên sử dụng ánh sáng tự nhiên để tạo cảm giác cho phòng họp rộng hơn, tránh tạo áp lực khiến chất lượng cuộc họp không đạt được chất lượng như mong muốn.

Trên đây, HD Hải Hưng đã giới thiệu đến bạn các thông tin quan trọng về Setup phòng họp, hi vọng với bài viết này mọi người sẽ chọn được kiểu phòng họp phù hợp nhất với đơn vị, tổ chức của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan hoặc muốn được tư vấn thêm về Setup phòng họp hãy liên hệ ngay HD Hải Hưng theo hotline 0974991898 hoặc website https://hdhaihung.com/ để được hỗ trợ, tư vấn 24/7 nhanh nhất.