6 nhược điểm của phòng họp trực tuyến mà bạn không nên bỏ qua

1. Gặp khó khăn về các vấn đề kỹ thuật, công nghệ

• Các thiết bị âm thanh, hình ảnh được lắp đặt trong phòng họp trực tuyến đều là những thiết bị hiện đại, theo xu hướng thời đại, do đó cách sử dụng các thiết bị này không phải người nào cũng biết.
• Để có thể sử dụng tốt các thiết bị trong phòng họp trực tuyến, mang đến một cuộc họp chất lượng, hiệu quả thì khi chuyển từ hình thức họp trực tiếp truyền thống sang hình thức họp online hiện đại thì một số người dùng phải có thời gian để làm quen thiết bị, sử dụng tốt các phần mềm trực tuyến mà đơn vị sử dụng và thông thạo công nghệ.
• Khi sử dụng phòng họp trực tuyến thì không phải lúc nào các thiết bị đều hoạt động ổn định, trơn tru, chúng có thể xuất hiện lỗi bất kỳ lúc nào như có độ trễ thời gian, lỗi phần mềm trực tuyến, lỗi kết nối đường truyền, lỗi hiển thị hình ảnh bị mờ, lỗi âm thanh bị rè hú, vang vọng… Việc khắc phục lỗi không phải ai cũng am hiểu, lúc này cần phải có sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật chuyên môn nên có thể bị tốn thời gian, chi phí sửa chữa.

Các thiết bị hiện đại sẽ khó sử dụng

2. Dễ gặp trục trặc đường truyền tín hiệu

• Phòng họp trực tuyến sử dụng các thiết bị âm thanh, hình ảnh hiện đại nên phụ thuộc rất nhiều vào kết nối đường truyền tín hiệu. Do đó, khi sử dụng phòng họp trực tuyến thì đơn vị tổ chức phải trang bị hệ thống internet tốc độ cao, đảm bảo hoạt động ổn định xuyên suốt buổi họp mà không bị gián đoạn, ngắt quãng.
• Nếu cuộc họp trực tuyến bị trục trặc đường truyền tín hiệu giữa chừng sẽ làm giảm hiệu suất cuộc họp, mang lại sự phiền toái, khó chịu thậm chí là có thể gây tổn hại cho đơn vị.

 
Tốc độ đường truyền tín hiệu dựa vào Internet

3. Tương tác giữa thành viên cuộc họp khó khăn

• Mặc dù các thiết bị trong phòng họp trực tuyến sẽ hỗ trợ người dùng hiển thị hình ảnh để có thể nhìn thấy nhau và trao đổi. Tuy nhiên, cách thức trực tuyến này không phải lúc nào cũng có thể tạo và mang lại sự kết nối như giao tiếp trực tiếp.
• Bên cạnh việc trao đổi các thông tin thì việc tổ chức cuộc họp sẽ giúp tạo dựng mối quan hệ giữa những người tham gia. Những người tham gia phòng họp trực tuyến chủ yếu chỉ trao đổi các thông tin, vấn đề liên quan đến chủ đề, nội dung công việc. Việc tổ chức họp trực tiếp sẽ gia tăng, thắt chặt mối quan hệ, tạo sự thân thiết và hiểu nhau hơn thông qua các cử chỉ hình thể, hoặc thông qua cái bắt tay nồng nhiệt, đây là điều mà phòng họp trực tuyến khó có thể mang lại.
• Sự thiếu tương tác giữa các cá nhân trong các buổi họp trực tuyến sẽ khiến không khí cuộc họp trở nên gượng gạo, xa cách, nhiều khi không khí này có thể tác động đến chất lượng cuộc họp.

Họp trực tuyến khó có sự tương tác

4. Hiệu suất cuộc họp có thể bị ảnh hưởng

• Một trong những ưu điểm của việc tổ chức phòng họp trực tuyến là có thể tham gia cuộc họp ở bất cứ đâu. Tuy nhiên điều này cũng có nhược điểm là có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của người họp.
• Khi tham gia cuộc họp trực tuyến ở bất cứ đâu nhờ sự hỗ trợ của các thiết bị thông minh như điện thoại, laptop thì người họp có thể bị phân tâm bởi môi trường xung quanh. Điều này có thể khiến việc tiếp nhận thông tin không chất lượng, không tập trung và khó có sự sáng tạo để đóng góp ý kiến cho cuộc họp.
• Bên cạnh việc tác động bởi môi trường xung quanh thì sử dụng công nghệ bị hạn chế, không phù hợp cũng ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp trực tuyến của bạn.
• Ngoài ra, một số người không quen trao đổi qua thiết bị trung gian, họ thấy thiếu tự nhiên, không cảm thấy thoải mái nên không tự tin trao đổi ý kiến, đưa ra các sáng kiến của mình, làm giảm hiệu suất làm việc của cá nhân mình và cuộc họp.

5. Khó đồng nhất trong tổ chức cuộc họp

• Các cuộc họp trực tuyến thường thông qua các phần mềm hỗ trợ để có thể tổ chức cuộc họp được chất lượng. Tuy nhiên không phải cá nhân nào cũng có điều kiện để đáp ứng trang thiết bị, công nghệ như yêu cầu của cuộc họp trực tuyến nên người điều hành rất khó quản lý.
• Hoặc người tham gia cuộc họp trực tuyến đang sử dụng quen một định dạng phần mềm nhưng cuộc họp lại yêu cầu định dạng khác. Điều này tạo ra các ý kiến trái chiều khi lựa chọn tổ chức cuộc họp trực tuyến, đồng thời khi thống nhất được định dạng cuộc họp thì người tham gia vẫn cần thời gian để thích nghi và sử dụng trơn tru.

Phải sử dụng phần mềm để họp mang lại nhiều rắc rối

6. Chi phí đầu tư cao

• Đây là điều dễ dàng nhận thấy nếu xác định đầu tư phòng họp trực tuyến. Thay vì không phải chi các khoản chi phí như di chuyển, ăn ở, công tác phí… đối với các đối tượng ở xa thì đơn vị sẽ phải bỏ ra một khoản kinh phí lớn để đầu tư hệ thống trang thiết bị âm thanh, hình ảnh hiện đại, có thể đáp ứng tốt cho nhu cầu hội họp trực tuyến của mình.
• Kinh phí đầu tư của mỗi đơn vị còn phụ thuộc vào số lượng tổ chức điểm họp, chất lượng của thiết bị, tính năng hệ thống… Trong đó, các đơn vị có quy mô nhỏ sẽ bị nặng gánh chi phí đầu tư hơn vì giá thành thiết bị cao, phải bảo trì, bảo dưỡng nhiều.

 
Chi phí mua sắm thiết bị khá cao

Trên đây HD Hải Hưng đã đưa ra một số nhược điểm của phòng họp trực tuyến. Hy vọng với những thông tin này bạn có thể khắc phục và đưa ra phương án sử dụng phòng họp trực tuyến của mình tốt hơn. Với những khách hàng đang phân vân và có nhu cầu tìm hiểu để lắp đặt phòng họp trực tuyến thì cần phải tìm đến các chuyên gia trong lĩnh vực để giúp đỡ. Hãy liên hệ ngay HD Hải Hưng theo hotline 0974991898 hoặc website https://hdhaihung.com/ để được hỗ trợ, tư vấn 24/7 nhanh nhất, giúp bạn đưa ra được lựa chọn tối ưu nhất cho phòng họp trực tuyến của mình.